Si le souhait d’un entrepreneur est d’exercer une activité sous le statut de travailleur indépendant, le statut d’auto-entrepreneur pourrait parfaitement lui convenir. En effet, il est possible de profiter de certains avantages tous aussi intéressants les uns que les autres. On fait notamment référence à la simplicité de création ou encore aux allègements constatés au niveau fiscal.
Cependant, même si divers atouts peuvent découler de ce statut, il ne faut pas oublier de préciser que l’auto-entrepreneur doit faire face à certaines obligations importantes, comme la recherche d’une adresse de siège social pour son auto-entreprise par exemple.
Cette étape est communément appelée l’étape de la domiciliation d’entreprises. Actuellement, il est tout à fait possible de réaliser cette formalité d’une manière intégralement dématérialisée, sur internet. Nous aborderons ces différents points tout au long de ce guide 2023.
L’importante utilité de la domiciliation d’entreprises pour le cas d’une micro-entreprise
Une étape servant à communiquer plus facilement aux différents tiers
À l’instar de la création des autres formes sociétales, celle de l’auto-entreprise doit également suivre une démarche préétablie.
L’étape de la domiciliation figure parmi ces formalités, elle consiste concrètement à attribuer une adresse de siège social à l’auto-entreprise, une adresse à laquelle tous les tiers (la clientèle, les différents partenaires commerciaux et financiers, les fournisseurs, etc.) pourront se référer pour toutes les questions relatives à l’exploitation de l’activité concernée (les clients, l’administration fiscale, etc.).
D’ailleurs, cette adresse figurera sur tous les documents officiels de la micro-entreprise.
Une étape incontournable pour la libre exploitation de l’activité
Ainsi, cette adresse de domiciliation sera l’adresse fiscale et juridico-administrative de la micro-entreprise. Elle servira principalement au libre exercice de l’activité envisagée.
Cela veut dire que sans adresse de siège social, l’auto-entreprise ne pourra pas s’immatriculer au registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au registre du métier (RM) selon la nature de l’activité souhaitée.
Une adresse indispensable pour la continuité de la vie de l’auto-entreprise ainsi que pour son bon fonctionnement
Lorsqu’on parle d’existence sociale, on fait notamment référence aux éléments substantiels qui permettent d’identifier réellement l’auto-entreprise. Cette adresse de siège social servira ainsi à identifier cesdits éléments, à savoir sa nationalité et le tribunal compétent pour tous les litiges à venir lui concernant.
Enfin, il est impératif pour l’auto-entreprise de posséder un local de domiciliation parce que ce dernier va lui permettre d’effectuer les différentes tâches liées à sa gestion et à son organisation (la comptabilité, les tâches administratives, les tâches sociales, etc.).
Les multiples possibilités s’offrant à l’auto-entrepreneur concernant la domiciliation de son entreprise
La possibilité de choisir un local d’habitation comme adresse de siège social
Il s’agit de la première solution envisagée par l’auto-entrepreneur pour domicilier son auto-entreprise. Dans ce cas, ce local doit être celui de son représentant légal. Toutefois, diverses conditions doivent être respectées au préalable :
- Respect des dispositions contractuelles (le contrat de bail peut interdire cette pratique) ;
- Prendre en compte des règlements de copropriété ou ceux de l’urbanisme qui peuvent également l’interdire.
Si l’une de ces dispositions venait empêcher la domiciliation, celle-ci ne sera que provisoire (5 ans maximum).
Un local commercial en tant que siège social de l’auto-entreprise
Dans une optique de respect de la vie privée de l’auto-entrepreneur, un local propre peut servir d’adresse de domiciliation. Dans ce cas, ce local peut soit servir uniquement de domiciliation de siège social, soit être à la fois le siège social et le lieu d’exploitation de l’activité de l’auto-entreprise (un local acheté ou loué).
S’il s’agit d’une location, la signature d’un bail commercial ou professionnel (selon la nature de l’activité) sera obligatoire.
L’alternative des pépinières d’entreprises
La pépinière d’entreprises est une structure permettant d’accueillir des entreprises (notamment des auto-entreprises) et répond aux besoins de locaux équipés.
Principalement, ce genre de structure est financé par l’État, et peut généralement héberger de nombreuses entreprises à travers un local partagé. Ce local possèdera entre autres des équipements logistiques utilisés mutuellement afin d’aider au mieux les start-ups et les jeunes entrepreneurs indépendants (sous le régime de l’auto-entreprise).
La domiciliation commerciale comme alternative intéressante
Le fait de recourir à une société spécialisée en domiciliation permettra à l’auto-entreprise de trouver une adresse de siège social prestigieuse répondant aux nombreux besoins qui peuvent exister. On appelle cette pratique la domiciliation commerciale. Cette opération ne pourra s’effectuer qu’à travers un contrat de domiciliation, signée et datée par les deux parties (le domicilié et le domiciliataire).
Par ailleurs, l’auto-entreprise pourra bénéficier des différents services annexes offerts par le domiciliataire (des services de secrétariat, une permanence téléphonique, la gestion intégrale du courrier, la location de bureau équipé, etc.).
Les étapes de la domiciliation de l’auto-entreprise suivant la procédure dématérialisée
La recherche de la solution adaptée
La première étape incontournable pour la domiciliation de l’auto-entreprise en ligne est la recherche de la solution adaptée. Cela s’applique aussi bien au type de domiciliation souhaitée qu’au prestataire auquel l’auto-entrepreneur souhaitera faire appel.
Pour ce faire, une demande des devis est normalement très facile à faire auprès des sociétés qui proposent ce service en ligne. Il ne faut pas hésiter à demander de nombreux devis afin de faire un comparatif des couts et des services qui sont proposés par les prestataires.
Avant de faire un choix définitif, il est toujours préférable de vérifier les avis des utilisateurs de ce service. Pour ce faire, il existe des forums, mais aussi des sites dédiés qui permettent d’avoir une liste des meilleures domiciliations en ligne ou qui collecte les avis des internautes.
Enfin, il ne faut pas hésiter à demander à son entourage qui a déjà fait appel à ces prestataires pour demander leur avis et leurs recommandations.
La transmission des informations nécessaires
Une fois le choix du prestataire effectué, il y a lieu de prendre contact avec le site pour conclure le contrat. Il sera demandé de remplir un ou des formulaires et de transmettre certaines pièces justificatives notamment pour l’identification de la société et des principaux actionnaires et dirigeant.
Il est impératif de répondre clairement et sincèrement à ces demandes d’informations afin que le contrat soit convenablement formé et que les obligations de chaque partie soient clairement définies.
La signature du contrat
La dernière étape pour une domiciliation en ligne est la signature du contrat de prestation. Avant de signer le contrat, l’auto-entrepreneur devra s’assurer que toutes les informations qui le concernent seront correctement reportées.
Il faudra également qu’il s’assure que les clauses essentielles du contrat reportent les discussions entre lui et le site internet.
Une vigilance renforcée doit donc être appliquée aux clauses qui concernent les services à fournir dans le cadre du contrat, le cout de la prestation, les modalités de paiement, les modalités de résiliation du contrat, etc.
Pour conclure, lorsqu’un auto-entrepreneur souhaite professionnaliser son activité, il se doit de domicilier son entreprise. Pour ce faire, de nombreux choix s’offrent à lui notamment l’utilisation d’une adresse d’habitation, la pépinière d’entreprise, la location d’un local commercial ou encore la domiciliation commerciale. Pour toutes les options qui nécessitent de faire appel à un prestataire, il peut choisir de conclure en ligne en remplissant les formulaires et en fournissant les informations demandées.
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