La domiciliation est une obligation à réaliser pour tous les entrepreneurs en phase de création d’entreprise. Cette obligation est relative à l’obligation pour une entreprise d’avoir un siège social. En effet, pour la création d’une entreprise, il est obligatoire que cette dernière ait un siège social et ce siège social doit avoir une adresse réelle et physique non l’adresse d’une boîte postale.
Pour attribuer une adresse au siège social d’une entreprise, le choix de cette adresse appartient à l’entrepreneur et les possibilités pour effectuer cette attribution d’adresse sont nombreuses.
Dans ce guide, on se focalisera sur la domiciliation d’une entreprise en ligne. Pour cela, il est important de connaitre les généralités sur cette forme de domiciliation, les démarches à réaliser ainsi que les avantages de domicilier une entreprise en ligne.
Généralités sur la domiciliation et la domiciliation en ligne
Concernant la domiciliation en général, comme ce qui a été exposé précédemment, la domiciliation est une obligation à réaliser par le créateur d’une entreprise au moment où il procède à la création d’une entreprise (quelle que soit la forme de la structure). Cette obligation qui consiste à installer le siège social de cette dernière à une adresse.
Dans d’autres termes, la domiciliation se définit par le fait d’attribuer une adresse au siège social d’une entreprise pour que cette dernière puisse avoir une adresse administrative, fiscale et commerciale.
Pour réaliser cette obligation de domiciliation, l’entrepreneur a la possibilité d’utiliser l’adresse personnelle (domicile) du représentant légal de l’entreprise, de domicilier l’entreprise par la domiciliation collective (auprès d’une pépinière d’entreprises, espace de coworking, etc.) ou de domicilier l’entreprise auprès d’une société de domiciliation par la domiciliation commerciale, par exemple.
Concernant la domiciliation d’une entreprise en ligne, il faut savoir que cette solution, c’est une solution proposée par les sociétés de domiciliation. C’est-à-dire que la domiciliation en ligne est une forme de domiciliation commerciale. Les règles à respecter concernant la domiciliation en ligne ne sont pas différentes d’une simple domiciliation auprès d’une société de domiciliation.
La domiciliation en ligne : rappel sur les règles à suivre
Puisque la domiciliation en ligne se fait auprès d’une société de domiciliation, il est donc important de faire attention concernant le choix de cette société de domiciliation. En effet, il faut choisir une société de domiciliation disposant d’une agrémentation préfectorale par rapport à l’exercice de son activité à cause du fait que l’activité de domiciliation d’entreprise est une activité réglementée.
De plus, il faut que l’entreprise à domicilier signe un contrat de domiciliation avec l’agence de domiciliation pour une période d’au moins 3 mois (durée minimale concernant la domiciliation commerciale), mais ce contrat de domiciliation est renouvelable par tacite reconduction.
Ce contrat doit contenir les différentes obligations des deux parties au contrat ainsi que les modalités de réalisation de la prestation, le prix de la prestation, la durée sans oublier les modalités de résiliation du contrat. Par ailleurs, le plus important pour que la domiciliation puisse être valide, il faut que le numéro d’agrément préfectoral de la société de domiciliation soit inscrit dans ce document.
Les démarches pour domicilier une entreprise en ligne
Comme ce qui a été susmentionné, la domiciliation en ligne est un service proposé par les sociétés de domiciliation. Par conséquent, il est obligatoire de trouver une société de domiciliation détenant l’agrémentation préfectorale proposant le service en ligne pour domicilier une entreprise par cette forme de domiciliation.
Par ailleurs, pour choisir une société de domiciliation, l’entrepreneur a la possibilité de faire une comparaison des adresses proposées, le coût de la domiciliation ainsi que des services proposés par les sociétés de domiciliation. Cette comparaison peut être effectuée par l’entrepreneur en accédant au site internet des agences de domiciliation.
Après avoir choisi la société de domiciliation, l’entrepreneur doit choisir l’adresse de domiciliation qui convient à son entreprise ainsi que les différents services complémentaires, si son entreprise en a besoin, sans oublier de communiquer à la société de domiciliation les informations dont cette dernière a besoin pour établir le contrat de domiciliation.
Les échanges entre l’entreprise et l’agence de domiciliation se feront via la plateforme internet de la société de domiciliation.
Ensuite, l’agence de domiciliation transmettra à l’entreprise à domicilier le contrat de domiciliation à fin que cette dernière puisse signer le document. Comme tout signature d’un document, il est toujours important de bien lire le contrat de domiciliation pour éviter d’avoir des surprises ultérieurement surtout sur la clause portant sur le prix de la prestation.
Pour finir la réalisation de la domiciliation en ligne, l’entrepreneur doit procéder au paiement des frais de domiciliation en ligne par paiement sécurisé.
Les avantages de la domiciliation d’entreprise en ligne.
Comme pour une domiciliation commerciale classique, la domiciliation en ligne présente de nombreux avantages.
Premièrement, il faut savoir que la domiciliation en ligne permet à un entrepreneur de faire des économies par rapport aux déplacements relatifs à la recherche d’adresse de domiciliation ou encore par rapport à la recherche de société de domiciliation.
Non seulement, elle permet de faire des économies d’argent, mais cette solution offre la possibilité à l’entrepreneur d’éviter de perdre du temps pour réaliser l’obligation. En effet, la domiciliation peut se faire en seulement quelques minutes sans se déplacer de son domicile.
Deuxièmement, la domiciliation en ligne permet à une entreprise d’avoir une adresse de domiciliation située dans des quartiers de prestige ce qui est très important par rapport à l’image de cette dernière. En effet, pour se démarquer des concurrents, les sociétés de domiciliation sont dans l’obligation de proposer des adresses qui sont situées dans des villes, des communes ou des quartiers permettant à une entreprise d’avoir une image de marque ou de prestige.
Troisièmement, en choisissant la domiciliation, l’entreprise ne bénéficiera pas juste d’une adresse de prestige, mais elle aura la possibilité de jouir des services annexes proposés par les sociétés de domiciliation.
En effet, pour aider les entreprises, les sociétés de domiciliation proposent des services complémentaires tels que le service de gestion du courrier qui peut être assorti d’un service de réexpédition et/ ou de scan du courrier de l’entreprise, un service de secrétariat avec une permanence téléphonique en fonction de l’agence de domiciliation et des services d’accompagnement pour la réalisation des formalités juridiques (transfert de siège social, obtention d’un document administratif, etc.) ou un accompagnement par rapport à la comptabilité de l’entreprise
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