De nos jours, la procédure dématérialisée de la domiciliation d’entreprises devient de plus en plus sollicitée. Elle connaît en effet un essor très conséquent en ayant pour principal objectif la recherche d’une société de domiciliation en ligne pour que cette dernière puisse mettre à la disposition de l’entreprise intéressée une adresse administrative par l’intermédiaire d’un accord signé (contrat de domiciliation).
Cette adresse sera ainsi le siège social de la société domiciliée qui lui permettra de recevoir tous les courriers relatifs à l’exercice de son activité professionnelle.
Voyons dans cet article tous les éléments à prendre en compte sur comment domicilier une entreprise en ligne.
Les notions générales sur les règles applicables à la domiciliation d’une entreprise en ligne
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La définition de la domiciliation d’entreprises d’une manière générale
La domiciliation d’entreprise est considérée comme l’une des étapes les plus importantes de la création de sociétés en France. Elle consiste à attribuer une adresse de siège social à une entreprise en cours de formation afin de permettre à cette dernière d’avoir une adresse officielle et de s’immatriculer au RCS ou au registre du commerce et de sociétés.
Par ailleurs, la nationalité de la société, la loi qui lui sera applicable ainsi que le tribunal compétent en ce qui concerne les futurs litiges seront connus grâce à cette adresse officielle.
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Le cadre régissant l’opération de domiciliation d’entreprises
De prime abord, il faut préciser que toutes les entreprises implantées sur le territoire français doivent obligatoirement posséder une adresse de domiciliation. Quelle que soit la forme juridique de l’entreprise concernée, cette étape de création de sociétés est indispensable.
Pour le cas des entreprises individuelles incluant les micro-entreprises, il est impératif pour elles de déclarer une adresse administrative, tandis que pour le cas des structures sociétales, on fait plutôt référence à une adresse de siège social. Sachez également que cette information fait partie des mentions statutaires obligatoires.
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Les choix de domiciliation d’entreprises possibles en France
En outre, la législation française en la matière donne la possibilité aux entrepreneurs de choisir entre plusieurs solutions de domiciliation. Effectivement, les sociétés peuvent d’abord choisir un logement dans lequel leurs représentants légaux résident habituellement pour se domicilier (d’une manière temporaire ou permanente en fonction des contraintes existantes).
Ensuite, pour des raisons de besoin, cette solution pourrait ne pas suffire. Ainsi, la loi offre aux entrepreneurs de domicilier leur entreprise soit dans un local dédié, soit dans un local mis à la disposition par une société de domiciliation. En tout cas, la domiciliation fait toujours l’objet d’un encadrement assez strict.
NB. Les pépinières d’entreprises et les espaces de coworking sont également des alternatives de domiciliation collective assez sollicitées.
Les étapes de la domiciliation en ligne d’une entreprise : cas de la domiciliation commerciale
Dans cette seconde partie de notre article, il sera question de détailler les étapes de la domiciliation d’une entreprise en procédant d’une manière dématérialisée.
Précisons également que nous nous focaliserons sur le cas de la domiciliation commerciale puisque ce sera à travers cette solution que les formalités en ligne pourront être mises en exergue.
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Première étape importante : procéder à la recherche d’une société de domiciliation en ligne
Le nombre de sociétés de domiciliation ne cesse de s’accroître sur le marché français de la domiciliation au fil des années. La majorité d’entre elles offrent la possibilité de profiter de services intégralement digitalisés, des services accessibles également par voie dématérialisée.
Ainsi, en matière d’adresses de siège social et de tarifs de domiciliation, ces sociétés spécialisées proposent généralement les mêmes offres.
Afin de domicilier une entreprise en ligne, il est donc impératif de faire le choix d’un domiciliataire en procédant à une étude comparative de plusieurs d’entre elles pour être sûr de trouver le meilleur prestataire possible par rapport aux besoins et aux attentes de l’entrepreneur.
Les critères de base pour accompagner le dirigeant d’entreprises à plus facilement faire son choix sont nombreux. En premier lieu, il est essentiel de prendre connaissance des différentes adresses proposées et de privilégier le domiciliataire qui propose celle qui correspond le mieux aux attentes de l’entrepreneur.
En second lieu, il convient d’étudier la grille tarifaire mise en avant par le prestataire en ligne (prix global, prix de la domiciliation, prix des options supplémentaires). Enfin, il est toujours important de jeter un coup d’œil aux avis des utilisateurs concernant les services proposés par le prestataire en ligne.
Après toutes ces étapes, la formalisation de l’engagement pris est impérative. Ainsi, la signature d’une convention avec la société de domiciliation en ligne doit être effectuée (contrat de domiciliation).
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La signature en ligne du contrat de domiciliation et les autres étapes suivantes
À l’instar de ce qui a été susmentionné, il est obligatoire de signer un contrat de domiciliation pour rendre formel l’engagement pris par les deux parties. Il s’agit plus précisément d’un écrit contenant diverses mentions obligatoires, notamment les obligations des deux parties au contrat.
Ce document, généralement prêt après avoir communiquer de multiples renseignements sur l’entreprise à domicilier (dénomination sociale, forme juridique, coordonnées du dirigeant, date de début de domiciliation, etc.), est généré automatiquement par le domiciliataire.
En outre, l’étape suivante consiste désormais à choisir l’adresse administrative désirée par l’entreprise domiciliée parmi les nombreuses qui sont proposées dans le catalogue du domiciliataire. Par la même occasion, le représentant légal peut également choisir de souscrire ou pas aux services additionnels proposés.
On parle notamment de la gestion du courrier, de la location de bureaux équipés, d’un service de secrétariat, d’une permanence téléphonique ou encore d’un service d’accompagnement sur la réalisation de diverses formalités juridico-administratives qui incombe aux chefs d’entreprises.
Enfin, il faut que certaines pièces justificatives soient jointes à la demande de domiciliation auprès de la société spécialisée. En guise d’exemple, un extrait K-bis sera nécessaire dans le cas où la société existerait déjà.
Tout de suite après avoir joint les justificatifs, il convient maintenant de signer électroniquement le contrat de domiciliation. Précisons que ce contrat est indispensable pour la constitution du dossier relatif à la demande d’immatriculation au RCS.
NB. Il est essentiel de vérifier la détention d’un agrément préfectoral par la société de domiciliation. Il s’agit d’un document qui permet à cette dernière de proposer les services de domiciliation à ses clients.
