Au fur et à mesure qu’une entreprise évolue, son représentant légal aura moins de temps à se consacrer à la gestion du courrier et colis à se déplacer pour aller les récupérer.
En effet, entre les rendez-vous, les réunions régulières et les absences fréquentes au bureau, il n’est pas toujours évident de s’occuper de ce genre de tâche et se déplacer auprès des bureaux postaux pour la récupération.
Fort heureusement, il existe une solution très intéressante qui permet de contourner ce problème. Il s’agit de la procuration postale qui consiste globalement à confier la réception du courrier, colis, lettre recommandée, accusée de réception, lettre prioritaire... de l’entreprise, personne morale, à un tiers à la place de l’entrepreneur.
Comment une entreprise peut-elle avoir recours à ce type de service ? C’est ce dont nous allons parler tout au long de notre guide en 2023.
Le principe et le fonctionnement de la procuration postale d’une personne morale
Une simple définition de la procuration postale d’une personne morale
Comme il a été brièvement susmentionné en introduction, peu importe l'expéditeur, la procuration postale consiste à donner le pouvoir en tant que destinataire à une ou plusieurs tierces personnes de réceptionner le courrier recommandé d’une entreprise donnée.
Ces tiers sont généralement des personnes en qui l’entrepreneur a confiance (un collaborateur par exemple), puisqu’ils seront chargés de réceptionner à la place du dirigeant des documents qui peuvent être très importants pour l’entreprise.
Cette pratique peut être utilisée par tout le monde, que ce soit les entrepreneurs individuels ou bien les personnes morales ou les formes sociétales.
À quoi cette procuration postale sert-elle concrètement ?
À part le service de réception des courriers auprès d’un bureau de poste ou auprès du facteur, la procuration postale peut également servir à procéder à l’achat de divers articles ou produits de la poste tels que les timbres ou les emballages, et l’achat se fera au nom et pour le compte de l’entreprise qui donne la procuration.
Par ailleurs, il s’agit d’un service très pratique pour le représentant légal d’une entreprise parce que cela pourra lui procurer du temps et une liberté considérable pour la réalisation des tâches qui pourront apporter de la valeur ajoutée à l’entreprise en question. En effet, la délégation de certaines tâches nécessitant sa signature est tout à fait possible.
Le processus à suivre afin qu’une personne morale puisse bénéficier de la procuration postale
En faire la demande en s’adressant à la poste
La première chose à faire pour la mise en place d’une procuration postale est d’en faire la demande. En général, la démarche est assez simple et c’est le représentant légal qui doit être le demandeur.
Pour ce faire, il est possible pour lui de se déplacer directement auprès d’un bureau postal ou s’adresser à un guichet d’un établissement de courrier. Une fois arrivé sur la place, il fera l’objet d’un contrôle relatif à sa vraie qualité de responsable légal de l’entreprise à laquelle profitera la procuration. Cette vérification sera menée par les agents de la poste.
Par ailleurs, le fait de présenter une pièce d’identité originale sur laquelle sa signature et sa photo seront bien visibles permettra la facilitation du travail des agents postaux.
Après cela, un email est envoyé au demandeur, une action qui marquera l’activation effective de la procuration postale. Il ne faut pas omettre de mentionner que le respect des conditions générales d’utilisation sera très important pour le bon fonctionnement du processus de procuration.
Remplir un formulaire relatif à la demande de procuration postale
Pour continuer le processus, il sera nécessaire de télécharger un formulaire relatif à une demande de procuration postale pour le cas d’une personne morale.
Pour remplir ce formulaire, il convient pour le représentant légal de mentionner les diverses informations sur l’entreprise, tout comme les informations sur le ou les mandataires. Voici les éléments essentiels à trouver sur ce formulaire :
- La dénomination sociale de l’entreprise ainsi que sa forme juridique ;
- Son numéro SIRET ;
- Son adresse postale ;
- Et l’identité exacte des mandataires postaux (nom et prénom).
Aussi, le formulaire doit faire mention des actions précises auxquelles les mandataires sont autorisés à effectuer. Généralement, il s’agit soit d’une action relative au retrait et à la réception des envois postaux, soit d’une action relative à l’achat pour le compte du mandant ou du représentant légal de l’entreprise, soit enfin d’une action concernant la perception des mandats de toutes les catégories.
Une fois rempli, le formulaire doit être déposé au bureau de la poste par le représentant légal de l’entreprise. Ce sera après cela que sa signature sera requise devant l’agent de la poste.
En outre, voici quelques remarques à préciser :
- Une capacité juridique à représenter l’entreprise est exigée pour le mandant et les mandataires ;
- Une durée de la validité de cinq ans maximum est imposée au contrat de procuration ainsi qu’à la désignation de mandataires postaux (un nouveau formulaire sera nécessaire pour dépasser ce délai).
Une procédure dématérialisée possible
La création de la procuration en ligne est possible. Pour ce faire, il convient de se rendre sur le site officiel de la poste, s’y connecter et accéder à un espace client relatif à la procuration.
Pour les informations à fournir, il convient de donner les mêmes que la procédure classique. Par ailleurs, des documents sont à transmettre sous format numérique (la pièce d’identité du mandant, une preuve de domicile datant de moins de trois mois, etc.).
D’une manière générale, la procédure dématérialisée a le mérite d’être rapide, car la demande est traitée sous trois jours. Pour activer la procuration, un code d’activation est fourni par l’intermédiaire d’un mail (un code valide uniquement dans les 30 minutes après l’ouverture du mail).
Quid d’une procuration postale par le biais d’une société de domiciliation ?
Comment cette pratique s’effectue-t-elle ?
La personne morale en la qualité de mandataire postal est généralement une société de domiciliation. Afin que la procuration postale puisse se faire à l’encontre de cette dernière, nul besoin pour l’entrepreneur de se déplacer.
Il faut simplement télécharger le formulaire, le remplir et le transmettre à la société de domiciliation. Ensuite, pour toutes les formalités à effectuer par la poste, c’est au futur mandataire qui s’en occupera.
Les services additionnels disponibles pour le mandant
Outre le service relatif à la procuration postale, la société de domiciliation d'entreprise pourra également être en mesure de proposer d’autres services complémentaires en plus de l'adresse de siège social (en fonction notamment des dispositions contractuelles et aussi de la société choisie).
En plus d'être la boite postale de l'entreprise, on parle de la réexpédition du courrier (en fonction des disponibilités et de la préférence du mandant qui peut recevoir ses lettres par courrier ou venir le récupérer en main propre) ainsi que de sa numérisation (affranchissement) (accessible sur une plateforme personnelle ou cloud, ou par mail).
Comme les services postaux, la société de domiciliation dispose de tout le matériel nécessaire (timbres, enveloppes...) afin de pouvoir envoyer un courrier, l'affranchir ou encore le réexpédier et, après lavoir envoyé par voie postale, s'occupe de l'acheminement de la lettre suivie afin qu'elle arrive auprès de ses destinataires. En cas de perte ou de nouvelle adresse, il est possible de faire une réclamation et le courrier peut être retrouvé via le suivi du bordereau sur le site de la poste.
Lettre recommandée avec accusé de réception, lettre recommandée électronique, lettre recommandée avec avis de réception, lettre recommandé, tout type d'envoi recommandé est traité.
Enfin, il peut s’agir d’une mise à disposition du courrier. Pour ce dernier cas, le mandant procèdera à la récupération du courrier en se déplaçant dans les locaux de la société de domiciliation où se trouve votre boite postale virtuelle.
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