Au cours de l’existence d’une société, des imprévus peuvent subitement arriver et changer relativement son fonctionnement et son organisation. Le transfert de siège social fait partie de ces déconvenues ou de ces changements.
Il s’agit ici d’une grande décision non seulement pour la société elle-même, mais également pour la clientèle et les divers tiers. Elle ne doit donc pas se faire sur un coup de tête, il est essentiel de consacrer un temps pour bien réfléchir à la situation avant de prendre une quelconque décision.
C’est la raison pour laquelle elle ne peut pas être prise par n’importe qui, et il sera important de respecter certaines conditions avant de décider. Tout au long de cet article, nous allons parcourir ensemble les étapes à suivre pour bien réussir ce transfert après avoir cité brièvement ses éventuelles causes. Vous avez aussi la possibilité de vous faire suivre par un expert-comptable en ligne.
Les éventuelles causes pouvant entrainer un transfert de siège social
Des causes relatives au dirigeant
Rappelons d’abord que le siège social d’une société peut très bien se localiser dans le local d’habitation de son dirigeant ou de son représentant légal. C’est d’ailleurs dans ce contexte précis qu’un éventuel transfert de siège social peut survenir. En effet, si le dirigeant venait à déménager, alors le siège social doit forcément changer d’adresse également. Il faudra dans ce cas réaliser les démarches relatives à cela.
La durée du bail arrive à son terme
On peut se trouver dans cette situation dans le cas où le siège social de la société se situerait dans un local commercial, et par conséquent cette domiciliation d'entreprise est régie par un contrat de bail. Si ce dernier arrive à son terme et qu’aucun renouvellement n’a été initié d’un côté comme de l’autre, ainsi la société est obligée de se domicilier à une autre adresse dès que l’échéance du bail est constatée.
Décision d’élargir la renommée et la réputation de la société
Dans le but de développer encore plus l’activité d’une entreprise, il se peut que son dirigeant décide de transférer le siège social dans un endroit plus stratégique, plus connu du grand public afin de donner plus de visibilité à l’entreprise concernée. Pour cela, il convient de suivre à la lettre les procédures relatives à ce transfert.
Un changement de siège à des fins d’aides financières
Enfin, le cas où un dirigeant transfère le siège social de sa société afin de bénéficier de certaines aides est assez fréquent actuellement. Notons en effet que dans certains endroits, une entreprise peut profiter de plusieurs avantages, en fonction de la spécificité rencontrée dans ce lieu. À titre d’exemple, les zones franches urbaines sont très ciblées par les dirigeants souhaitant optimiser la fiscalité de leur société.
Les démarches obligatoires à effectuer pour mener à bien un transfert de siège social
Prendre concrètement la décision d’effectuer le transfert avant de l’acter
Avant de réaliser une quelconque formalité, il faudra avant tout prendre la décision de transférer le siège social de l’entreprise. En temps normal, ce sont les associés qui décident d’acter ce transfert. Cependant, comme ce sont les statuts qui fixent les règles de fonctionnement et d’organisation de la société, il est quand même très important de s’en référer. En fonction des dispositions statutaires, il se peut que quelques paramètres varient.
Par exemple, il arrive que le pouvoir de transférer le siège dans un même département soit donné au dirigeant ou aux associés réunis en assemblée ordinaire. Il arrive également qu’en cas de changement de département, la décision de transfert soit donnée à une assemblée extraordinaire.
Informer le public à travers la publication d’un avis
Après que la décision de transférer le siège a été prise, il convient alors de publier un avis de transfert (un avis de modification statutaire) dans un support d’annonces légales destiné à recevoir ce genre d’avis (un mois après la prise de décision). En fonction du département du nouveau siège, le nombre d’avis à publier peut varier. Dans le cas d’un département identique, un seul avis sera suffisant, sinon deux avis seront nécessaires dans le cas où le transfert ait lieu dans le ressort d’un autre tribunal.
Dans tous les cas, il existe des mentions obligatoires qu’il faudra impérativement inscrire dans l’avis de transfert. On parle notamment des informations substantielles concernant l’entreprise elle-même (sa forme juridique, sa dénomination sociale, son capital social, l’adresse où se localise le nouveau et l’ancien siège social, celui qui a décidé le transfert, la date de la décision et celle du transfert, etc.).
Procéder à la modification statutaire
Il faut noter que pour l’intégralité des entreprises, peu importe leur forme juridique, le siège social doit forcément être mentionné dans les statuts. Ainsi, comme cedit siège a fait l’objet d’un transfert, il faut mettre à jour les statuts afin d’y mentionner la nouvelle adresse.
La nécessité d’un formulaire avant le dépôt final du dossier de transfert
Il faut toujours avoir en tête que la modification des statuts doit impérativement être notifiée au greffe du tribunal de commerce, et c’est le cas d’un transfert de siège social. Cela implique donc de procéder à une déclaration de changement à l’intention dudit greffe, à travers un formulaire M2 destiné à ce type de décision. Le CFE ou le centre des formalités des entreprises peut aider le dirigeant à remplir ce formulaire.
Ensuite, ce formulaire M2 doit être joint au dossier de transfert complet (trois exemplaires) qui lui à son tour, doit être déposé au CFE compétent (ce sera le dirigeant lui-même qui effectuera ce dépôt, ou éventuellement une personne mandatée comme un avocat par exemple). Ce dossier doit notamment être constitué par un exemplaire des statuts à jour, le procès-verbal de l’assemblée qui a décidé le transfert (un exemplaire), l’attestation de parution de l’avis de transfert (le JAL du département de la nouvelle adresse).
Enfin, il faudra fournir une pièce justificative attestant l’occupation effective du local relatif au nouveau siège (une attestation de domiciliation par exemple). Il ne faut pas oublier de présenter un extrait K-bis de l’ancien siège.
Mettre au courant les autres tiers importants
L’ultime étape consistera à mettre au courant tous les autres tiers qui seront concernés de près ou de loin à l’entreprise. Il ne faut surtout pas minimiser cette étape, elle sera encore plus importante si un local de vente a été concerné par le transfert de siège social (il serait préférable de prévenir plusieurs semaines à l’avance la clientèle).
En outre, il est également important de prévenir la poste afin que cette dernière puisse réexpédier le courrier à la nouvelle adresse. Il en est de même pour la banque et l’entreprise d’assurance à laquelle la société assurée, il faudra prévenir tous ces tiers. Enfin, il ne faut pas oublier d’apporter une modification sur les documents administratifs et éventuellement sur les sites internet.
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