Dans le but de modifier l’adresse de domiciliation d’une entreprise commerciale, son dirigeant peut opter pour la réalisation des formalités de transfert en ligne.
Pour cela, il peut soit s’occuper lui-même de toutes les procédures, soit faire appel à une plateforme en ligne qui se chargera d’effectuer les formalités à sa place.
Pour ce dernier cas, il convient de bien réfléchir avant de choisir la plateforme avec laquelle travailler. En effet, cette dernière doit procéder sérieusement et doit avoir dans ses rangs une flopée de professionnels qui lui serviront d’appui.
Tout au long de cet article, nous allons découvrir pas à pas les différentes étapes dématérialisées relatives à un transfert de siège social d’une entreprise.
Les procédés existants pour réaliser un transfert de siège social en ligne
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Opter pour un procédé sans délégation de tâches de la part de l’entreprise concernée
Dans ce cas, le chef d’entreprise n’aura l’aide d’aucun tiers pour transférer le siège social de son entreprise. Autrement dit, l’entreprise effectuera elle-même l’intégralité des démarches relatives à cette modification statutaire (rappelons que ce genre d’opération nécessite toujours la modification des statuts de la société).
Ainsi, la manière la plus simple dans ce cas serait de rechercher sur le web ou dans une quelconque source spécialisée de documents toutes les pièces à fournir. On parle notamment des actes tels que le procès-verbal de transfert entre autres, ou encore les modèles d’annonces légales. Ces diverses pièces peuvent également se trouver dans les CCI ou les chambres de commerce et d’industrie. Il peut donc être opportun de se tourner vers elles.
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Externaliser les formalités de transfert de siège social en ligne
Lorsqu’on parle d’externalisation de formalités, on fait référence à l’intervention d’un professionnel pour la réunion des documents ainsi que pour la réalisation du processus de transfert.
Le principal document à transmettre aux mains du professionnel est l’original des statuts de l’entreprise. Tous les autres justificatifs nécessaires ne seront là qu’en guise de complément de dossier (un justificatif de jouissance effective des locaux entre autres).
Par ailleurs, seul le dirigeant pourra déterminer l’ampleur des tâches qui seront confiées au professionnel. Ainsi, l’étendue de la mission de ce dernier dépend de la volonté de son client. Il est possible qu’il n’ait à effectuer qu’une partie des formalités de transfert, comme il est possible qu’il réalise la totalité du processus.
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Les démarches dématérialisées d’un transfert de siège social
En procédant par voie classique ou par voie dématérialisée, il sera toujours nécessaire de modifier les statuts de la société lorsque cette dernière décide de transférer son siège social à une autre adresse. Cependant, il faut savoir que la complexité du processus de transfert dépend grandement de la forme juridique de l’entreprise concernée.
Ainsi, les difficultés s’accentueront pour le cas d’une structure sociétale, même si les grandes lignes concernant la démarche restent assez identiques (décision du transfert, modification statutaire, formalité de publication d’annonce légale, dépôt de dossier au greffe du tribunal de commerce).
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La prise de décision relative au transfert de siège social en fonction du statut juridique de la société
Avant toute chose, le transfert de siège social doit émaner d’une personne, et cette dernière varie en fonction de la forme juridique de la société concernée. D’abord, pour le cas d’une EURL, le gérant associé unique sera le seul décisionnaire, une décision qui sera consignée dans un registre spécial, il le fera dans le but d’acter l’opération de transfert par l’intermédiaire de la rédaction d’un procès-verbal.
NB. L’associé unique peut ne pas être le gérant de l’entreprise, dans ce cas, il doit rédiger un rapport préalable à l’opération de transfert.
Ensuite, le cas du transfert de siège d’une SASU dépend totalement des dispositions statutaires. Autrement dit, ce sont elles qui détermineront l’organe décisionnaire, généralement en la personne de l’associé unique (le président peut également avoir cette prérogative). Quant à la SARL, la décision collective des associés est impérative.
Pour ce faire, une réunion en AGE doit être imminente (lors de cette assemblée, il convient de respecter les conditions de quorum et celles relatives à la majorité).
Enfin, ce sont également les statuts qui fixeront l’organe décisionnaire concernant le transfert de siège social d’une SAS. Autrement dit, il n’existe aucune loi régissant ce type d’opération, cela veut donc dire que le fait de décider collectivement peut ne pas être nécessaire. En effet, les statuts peuvent très bien créer un organe dédié pour la prise de décision (le président de la SAS peut également détenir ce pouvoir).
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L’étape de la modification statutaire
Une fois que la décision de transférer le siège social de l’entreprise est plus ou moins actée et que l’opération commence à avoir ses effets, il est impératif d’apporter une modification aux statuts. Pour ce faire, il suffit de remplacer la disposition (ou l’article) relative à l’adresse de domiciliation, c’est-à-dire que la nouvelle adresse doit venir substituer celle d’avant.
NB. Une tierce personne peut être mandatée par les associés pour réaliser toutes les formalités légales, une opération qui doit obligatoirement être mentionnée dans l’acte de transfert.
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Une formalité de publicité obligatoire relative à l’annonce légale
La notification de toutes les personnes concernées de près ou de loin à la société est impérative lorsque celle-ci décide de transférer son siège social. Ainsi, une formalité de publicité dans un journal d’annonces légales doit être effectuée dans le mois qui suit la date à laquelle les associés ont décidé le transfert (mentions obligatoires à respecter).
NB. Deux cas de figure peuvent se présenter lorsqu’une société change d’adresse de siège social :
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Le département reste inchangé (une seule annonce à publier) ;
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Changement de ressort ou de département (deux annonces à publier, l’une dans le journal qui couvre le département antérieur, et l’autre dans le journal couvrant le nouveau département).
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Ultime étape : le dépôt dématérialisé du dossier de transfert
Précisons avant tout que cette pratique présente deux principaux avantages :
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Gain de temps inestimable ;
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Déplacement au greffe inutile.
Le CFE ou le centre des formalités des entreprises est un acteur majeur concernant cette opération de transfert. En effet, ce sera auprès de ce centre que la déclaration relative au changement d’adresse doit être effectuée. Il est aussi possible de passer directement au greffe du tribunal de commerce. Le dossier unique de transfert doit alors contenir les documents suivants :
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Les statuts à jour en un exemplaire (certifiés conformes) ;
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Le procès-verbal de décision en un exemplaire ;
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Le formulaire de déclaration M2 ;
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Un document qui justifie l’occupation des locaux ou une attestation de domiciliation ;
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Un document attestant de la bonne parution de l’annonce légale dans le journal compétent ;
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Le cas échéant, un document donnant pouvoir à une autre personne de signer les documents.
NB. Si le greffe du tribunal venait à changer (changement de département), une liste des sièges sociaux occupés auparavant doit être fournie.
Pour la dématérialisation du dépôt, il convient d’aller sur le site infogreffe.fr. Pour ce faire, la société doit être en possession d’un certificat électronique spécial et suivre le processus ci-après :
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Création d’un compte sur le site susmentionné ;
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Remplir le formulaire en ligne (M2) ;
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Transmettre ou joindre les documents nécessaires en les transformant en format numérique ;
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Passer au règlement des frais de greffe par l’intermédiaire d’une carte bancaire.
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