Quelles sont les pièces à fournir lors d’un transfert de siège social ?

Avoir une adresse de siège social est une obligation imposée par la loi. Toutefois, cette dernière a laissé une certaine liberté aux entrepreneurs de choisir son adresse de domiciliation. Cela signifie, entre autres, que l’entrepreneur peut changer d’adresse de domiciliation à tout moment. Par ailleurs, il ne faut pas en abuser compte tenu du rôle joué par l’adresse du siège social. Le changement d’adresse de domiciliation ou transfert de siège social requiert la réalisation de procédure administrative pour être validé.

Ce faisant, l’entrepreneur doit fournir un certain nombre de pièces. Quelles en sont-elles ? Afin de répondre à la question, il est judicieux de rappeler les règles à savoir ainsi que les démarches à suivre.

 

Transfert de siège social : tout ce qu’il faut savoir

 

Dans un premier temps, la réalisation du transfert de siège social doit respecter certaines conditions. D’une part, il faut que l’entrepreneur accomplisse les formalités administratives, car le changement de l’adresse de domiciliation implique modification des statuts de la société. En outre, tout événement affectant la vie de la société nécessite la réalisation de mesure de publicité. D’autre part, le transfert d’une entreprise n’est pas limité à une zone géographique. En effet, il peut s’opérer :

- Dans une ville française ne relevant pas du même tribunal de commerce ;

- Vers un pays étranger, hors de l’Union européenne ;

- Vers un État membre de l’Union européenne.

Dans un second temps, il est fréquent de se poser la question relative au moment de la réalisation du transfert de siège social. Les dispositions légales n’ont pas prévu de périodicité. Ainsi, le changement
peut être motivé par :

- la résiliation du contrat de bail ;

- l’inadaptation de l’ancien siège à l’activité de la société ;

- pour des raisons personnelles, notamment le déménagement de l’entrepreneur.

 

Transfert de siège social: les conséquences de cette procédure

 

Dans un premier temps, le transfert du siège social entraine le changement de la compétence territoriale des administrations pour la réalisation des formalités et la compétence territoriale du tribunal de commerce.

Dans un second temps, le transfert du siège social entraine également le changement du taux de cotisation foncière des entreprises. Cela est le cas lorsque l’entreprise est transférée à une adresse ne relevant pas du même ressort que l’ancienne.

Dans un troisième temps, le transfert du siège social entraine la mise à jour de tous les documents officiels de l’entreprise. Pour rappel, l’adresse de domiciliation doit figurer sur tous les documents de l’entreprise : statuts, supports de communication, documents comptables et commerciaux.

NOTE : Il est à souligner que le transfert de siège social, dans certains cas, peut entrainer le changement de nationalité de l’entreprise.

 

Transfert de siège social : les démarches à suivre

 

Comme mentionné dans le précédent paragraphe, les formalités relatives au transfert de siège social correspondent à celles relatives à la modification de statuts.

 

1 re étape : Décider du transfert de siège social

 

Comme toute modification d’une mention des statuts, le transfert de siège social doit être décidé en Assemblée des associés. En d’autres termes, la décision est prise suivant les modalités et quorums de vote prévus dans les statuts de l’entreprise. Si les statuts n’ont rien prévu, on applique les règles légales. Ainsi :

- Pour une société par actions simplifiées (SAS), la décision est accordée à l’unanimité des associés.

- Pour une société à responsabilité limitée (SARL), la décision de transfert de siège social peut être unilatérale. En effet, le gérant peut décider seul lorsque l’entreprise déménage dans le même ressort ou dans un département limitrophe. Toutefois, cette décision unilatérale doit être soumise à la ratification de l’assemblée générale extraordinaire.

- Dans une société anonyme (SA), le conseil d’administration ou le conseil de surveillance décide de la modification du siège social. Par la suite, l’assemblée générale ordinaire ratifie cette décision. Toutefois, il est à souligner que le transfert de siège social doit être impérativement décidé en assemblée générale extraordinaire lorsque le nouveau siège est à l’étranger.

- Pour les sociétés unipersonnelles (SASU ou EURL), le changement de domiciliation est décidé par l’associé unique.

 

2 e étape : Publier un avis de transfert de siège social

 

La diffusion d’un avis de modification de siège social dans un journal d’annonces légales (JAL) est une mesure de publicité obligatoire.

En revanche, contrairement lors de la création de sociétés, il convient de souligner la question relative au JAL compétent. En effet, deux journaux d’annonces légales seront territorialement compétents quand la nouvelle adresse de siège relève d’un autre greffe. En conséquence, deux avis de modification doivent être diffusés : l’un dans un JAL relevant de l’ancienne adresse, et l’autre dans celui relevant de la nouvelle adresse.

Par ailleurs, s’il n’y a pas de changement de greffe, il y a lieu de publier qu’un seul avis de modification.

 

3 e étape : Mettre à jour les statuts et autres documents

 

La modification d’une mention des statuts implique la mise à jour de ce document. Concrètement, l’entrepreneur doit insérer la nouvelle adresse.

Les autres documents pouvant être mis à jour sont : les documents commerciaux (tels que les factures, devis), les documents administratifs (carte grise) et les supports de communication (affiches, brochures, etc.).

 

4 e étape : Formalités administratives proprement dites

 

Les formalités sont à réaliser auprès du CFE compétent territorialement.

Par ailleurs, le cas échéant, l’entreprise peut accomplir d’autres formalités complémentaires. Ce sont notamment :

- Informer le service chargé de la publicité foncière du lieu de la situation des immeubles appartenant à la société ;

- Publier le changement de domiciliation au registre national des brevets et celui des marques.

 

Transfert de siège social : les pièces à fournir

 

Pour monter le dossier de demande auprès du CFE compétent, il convient de fournir les justificatifs suivants :

- Un formulaire M2 complété et signé ;

- Un exemplaire des statuts mis à jour daté, certifié conforme par le représentant légal ;

- Un exemplaire du PV de l’assemblée générale décidant la modification de l’adresse du siège social ;

- Attestation de parution dans un journal d’annonces légales ;

- Un justificatif de jouissance des locaux ;

- Chèque pour paiement des frais.