A l’occasion de la réalisation d’une mission, le salarié ou le collaborateur peut être amené à engager des dépenses supplémentaires. Ces dernières sont communément appelées : dépenses professionnelles.
Dans le présent dossier, nous ferons un point sur les frais de déplacement qui font partie de ces dépenses professionnelles. Nous verrons ainsi : son régime juridique, son mode de remboursement ainsi que son mode de calcul.
Frais de déplacement : comprendre cette notion
Frais de déplacement : les différents types
De prime abord, les frais de déplacement, l’avons-nous dit, entrent dans le cadre des dépenses professionnelles. Ce sont des frais supportés par le salarié ou le collaborateur dans le cadre d’un déplacement professionnel ou d’un voyage d’affaires.
On distingue ainsi deux grandes catégories de frais de déplacement : d’une part les petits déplacements ; et d’autre part, les grands déplacements.
Le petit déplacement correspond à une visite ou rendez-vous chez un client se trouvant à proximité. Le grand déplacement, quant à lui, correspond à un voyage d’affaires.
Pour que le déplacement soit caractérisé de grand déplacement, il faut qu’il remplisse certaines conditions. Dans un premier temps, le salarié doit se trouver à plus de 50 km de sa résidence principale. Dans un second temps, il doit se situer à au moins 90 minutes de son domicile en transports en commun.
Il est à noter que, en principe, les frais de déplacement sont régis par une politique voyage propre à chaque entreprise. Ce document sert à établir les règles relatives aux frais de déplacement.
Frais de déplacement : les différentes formes
Le frais de déplacement peut prendre plusieurs formes. Ainsi, ils englobent :
- les titres de transport tels que les billets d’avion, billet de train, note de taxi ;
- les indemnités kilométriques : c’est lorsque le salarié utilise sa voiture personnelle pour l’accomplissement de sa mission ;
- les frais de parking ;
- les frais de taxis ;
- les nuitées dans les hôtels ;
- les frais de restauration.
Toutes ses dépenses sont remboursables par l’employeur ou le client (selon le cas). On en déduit qu’il existe de dépenses non remboursables. Ce sont en effet les dépenses jugées excessives ou abusives. Ce caractère abusif est apprécié par l’employeur, sont excessives toutes dépenses non raisonnables.
Frais de déplacement : le mode de calcul
En principe, le calcul des frais de déplacement appartient au responsable financier et administratif de l’entreprise. Le mode de calcul est basé sur plusieurs paramètres.
Dans un premier temps, selon le barème établi par l’administration fiscale, le montant dépend du lieu de déplacement.
Dans un second temps, le montant des dépenses —hormis le frais kilométrique — dépend de leur nature.
Enfin, en ce qui concerne le calcul de l’indemnité kilométrique, il convient de se référer au barème fiscal. Ce dernier prend en compte aussi bien le kilomètre parcouru et la puissance de la voiture. Pour cette année 2022, le barème kilométrique applicable aux voitures se présente comme suit :
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Puissance administrative (en CV) |
Distance (d) jusqu’à 5 000 km |
Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km |
Distance (d) au-delà de 20 000 km |
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3 CV et moins |
NOTE : Il existe de barème applicable aux deux roues et aux cyclomoteurs.
Frais de déplacement : les modalités de remboursement
Afin d’obtenir un remboursement, le salarié doit établir une note de frais. Ce document doit être toutefois valide. En outre, il existe deux modalités de remboursement : le remboursement des frais réels et le remboursement forfaitaire.
Condition préalable au remboursement : établissement d’une note de frais
La note de frais est le document dans lequel le salarié relate les dépenses qu’il a dû engager à l’occasion de l’accomplissement de son activité professionnelle. L’établissement de ce document est très encadré par les dispositions légales afin d’éviter toute fraude à l’administration fiscale ou les dépenses fictives.
Pour obtenir le remboursement, la note de frais établi doit être valide. La validité de la note de frais se traduit par la présentation d’un justificatif. Ce dernier peut être un titre de voyage, une facture ou un ticket de caisse. Par ailleurs, il doit mentionner les informations suivantes :
- Le nom du fournisseur ;
- Date de la dépense ;
- L’objet de la dépense ;
- L’identité du salarié et de l’entreprise ;
- Les montants : HT, TTC, TVA.
NOTE : La perte du justificatif n’empêche pas le remboursement. Le salarié peut en effet demander un nouveau justificatif. Dans le cas où cela n’est pas possible, il peut faire valoir toute preuve des dépenses laissant une trace écrite en l’occurrence un relevé bancaire des transactions.
Remboursement des frais réels
De prime abord, il convient de souligner que le remboursement des frais professionnel est à la charge de l’employeur.
La modalité de remboursement des frais réels n’est autre que le remboursement du montant des dépenses réellement engagées par le salarié. L’employeur rembourse ainsi la somme exacte des frais.
A cette fin, le remboursement se fait sur présentation de justificatif lors de l’établissement de la note de frais. Le remboursement est opérationnel après une étape de validation et de vérification. En effet, la note de frais est validée par le supérieur, puis fait l’objet de vérification de conformité auprès du service comptable qui procède au remboursement.
Remboursement forfaitaire
Concernant cette modalité de remboursement, il convient de se référer au plafond fixé par l’URSSAF. Le remboursement forfaitaire dispense le salarié de la présentation de justificatif de dépenses.
Il convient de souligner que le remboursement forfaitaire peut désavantager le salarié dans une certaine mesure notamment en cas de hausse des coûts relatifs au déplacement.
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