Il arrive fréquemment que les salariés et les professionnels indépendants n’aient pas le temps de prendre leur repas à leur domicile respectif. Dans ce cas, il est possible de déduire un montant forfaitaire par repas à condition de toujours avoir la facture en guise de preuve ou de justificatif. Ce manque de temps est notamment lié par les horaires peu flexibles, les différents déplacements professionnels ou encore la distance séparant le lieu de travail et le domicile.

Par ailleurs, notons qu’il existe un barème d’évaluation concernant ces frais de repas, et il est mis à jour chaque année. S’agissant de l’année 2022, l’administration fiscale a apporté certaines revalorisations concernant les seuils par rapport à l’année précédente.

Il faut savoir que les frais relatifs au repas sont considérés comme des frais ou des charges qui sont déductibles ou encore un avantage imposable qui fait l’objet d’une exonération d’impôt sur le revenu ni de cotisations sociales, à condition que l’employeur se porte garant pour supporter cesdits frais. Pour toute la gestion de la comptabilité, vous pouvez recourir à un expert-comptable en ligne

 

Comment les frais de repas fonctionnent-ils d’une manière générale ?

 

Réactualisation du barème des frais de repas pour l’année 2022

Rappelons d’abord que les salariés ainsi que tous les travailleurs indépendants peuvent être obligés de déjeuner ou de dîner sur leur lieu de travail. Dans ce cas, s’il existe un excédant sur le montant d’un repas pris normalement à domicile, ils peuvent déduire de leur résultat imposable cesdits excédants.

Chaque année, l’administration fiscale procède à une mise à jour concernant le barème des frais de repas, et la tendance s’effectue d’une manière progressive (hausse constatée chaque année). En effet, pour l’année 2020 par exemple, l’évaluation forfaitaire de l’avantage en nature pour la nourriture était de 4,90 euros, et actuellement elle monte à 5 euros TTC (2022).

NB. Il convient cependant de ne pas être trop excessif sur le montant de ces frais supplémentaires. Par exemple, la dépense en 2022 ne doit absolument pas excéder 19,40 euros TTC. Cela veut donc dire que le montant à déduire par repas doit impérativement être inférieur ou égal à 14,40 euros TTC (la soustraction de 19,40 euros et de 5 euros).

 

Les conditions de déductibilité des frais de repas supplémentaires

La première condition concerne l’impossibilité pour les professionnels indépendants (au régime réel d’imposition) de tourner à leur domicile pour prendre leur repas, en raison notamment de leurs horaires de travail ou autres motifs valables. Ensuite, pour pouvoir déduire les frais supplémentaires du résultat imposable, ces professionnels doivent justifier les dépenses comme une nécessité et non par une simple préférence ou un caprice personnel.

Par ailleurs, la distance se trouvant entre le lieu de travail et la résidence personnelle doit être considérée comme un justificatif pour les frais engagés (pour la mesure générale de cette distance, le fonctionnement au cas par cas est de mise en tenant compte de divers paramètres tels que les agglomérations, les horaires de travail, la nature de l’activité, etc.).

Enfin, il ne faut surtout pas omettre d’apporter la preuve des dépenses en mentionnant diverses informations essentielles telles que la date, le lieu, le motif et éventuellement les personnes invitées au repas (factures, notes de frais, etc.).

 

La détermination ou le calcul des frais de repas pour l’année 2022

 

Concernant les repas engagés sur le lieu de travail

Dans ce cas, le calcul se fera comme suit : dépenses effectivement supportées — valeur normale de repas pris à la résidence personnelle (valeur forfaitaire de 5 euros en 2022).

NB. Une justification des dépenses par l’intermédiaire d’une facture est impérative (dépenses n’excédant pas le plafond de 19,40 euros). En guise d’exemple, si un salarié passe 200 jours par an sur son lieu d’activité et qu’il n’a pas la possibilité de rentrer chez lui pour ses repas, alors il pourra déduire de ses salaires le montant suivant (en cas d’option pour les frais réels) : 5 euros x 200 = 1000 euros.

Notons par ailleurs que la dépense d’un professionnel indépendant est dite excessive et ne sera en aucun cas déductible si elle dépasse 19,40 euros. Ainsi, le montant maximum déductible sera de 14,40 euros (19,40 euros – 5 euros).

 

Cas de la restauration collective et des repas pris lors des déplacements professionnels

Lors des déplacements professionnels, la déduction de la valeur du repas pris à domicile n’est pas nécessaire. En cas de restauration collective en faveur du salarié (sur le lieu de travail ou dans ses alentours), la déduction sera possible et elle sera à hauteur de la différence entre le prix du repas engagé et 5 euros.

NB. Voici quelques remarques importantes à prendre en considération :

- En cas de titres restaurant (octroyé par l’employeur), ce sera à partir des frais de repas déductibles que leur participation sera déduite ;

- Il faut respecter la condition relative à la nécessité de déductibilité des frais supplémentaires (ce sont les seuls frais considérés comme nécessaires dans l’exercice de la profession).

On constate une non-déductibilité de la dépense engagée si cette dernière est jugée comme excessive (dépassant la limite d’exonération des indemnités pour frais de repas).

 

La déduction des exonérations des frais de repas en 2022

 

Les éléments à prendre en compte concernant les indemnités forfaitaires de restauration

Les indemnités forfaitaires servent de base pour le remboursement des frais de repas engagés par les salariés, et c’est à l’employeur de procéder au remboursement. D’une manière générale, ce sont ces indemnités qui joueront le rôle de compensateur pour les frais engagés par les salariés concernant leur repas.

En respectant des conditions spécifiques, toutes les allocations relatives au frais de repas qui sont versées pour le compte des salariés et qui impliquent des dépenses professionnelles ne font pas l’objet de paiement de charges sociales ni d’impôt sur le revenu (IR). Ces conditions sont les suivantes :

- Les allocations susmentionnées doivent couvrir uniquement des dépenses professionnelles ;

- Elles doivent être employées en suivant leur destination spécifique ou leur objet ;

- Les allocations doivent entrer dans la catégorie des dépenses professionnelles spéciales.

 

Comment la limitation des exonérations fonctionne-t-elle ?

Les indemnités forfaitaires ne font pas l’objet d’un paiement d’impôt et de cotisations sociales uniquement si elles ne dépassent pas des limites prédéfinies (un seuil d’exonération). Le reste qui excède sera ainsi soumis à imposition. Pour 2022, voici quelques exemples de plafonds d’exonération :

- 19,40 euros par repas lors des déplacements professionnels de moins de trois mois (16,50 euros à partir du 3e mois jusqu’au 24e mois) ;

- 9,50 euros par repas pour les repas pris en dehors des locaux de la société (6,80 euros au sein de la société) ;

- 5,69 euros pour chaque titre restaurant.

 

Comment sont imposés les avantages en nature en 2022 ?

La prise en charge des repas offerte par une entreprise est considérée comme un avantage en nature pour les salariés et les dirigeants de l’entreprise en question (comme les gérants minoritaires d’une SARL, les présidents directeurs des SA et des SAS). Cet avantage sera ainsi soumis aux cotisations sociales ainsi qu’à l’IR en suivant les tarifs forfaitaires ci-après :

- Hormis les frais de déplacement, 5 euros par repas et 10 euros par jour ;

- Pour les entreprises ayant l’obligation de nourrir leurs employés, 3,76 euros par repas (7,52 euros par jour).

NB. En cas de restauration collective (gestion d’un restaurant par l’entreprise) et que les salariés paient la moitié du montant forfaitaire, on procèdera comme suit : en cas de participation salariale moins de 2,50 euros, une réintégration en avantage en nature de la différence entre 5 euros et le prix payé sera exigée (pour plus de 2,50 euros, aucune déclaration n’est à prévoir).

 

Frais