Faire sa comptabilité soi-même : bonne ou mauvaise idée ?

Le chef d’entreprise peut avoir de nombreux motifs quant à sa décision de prendre en charge lui-même sa comptabilité. Parmi ces motifs, on peut citer entre autres le fait de gagner du temps, le fait de bénéficier du côté économique de cette pratique ou encore le fait d’avoir la main mise sur la gestion financière de sa structure.

Ainsi, les problématiques suivantes apparaissent souvent dans ce genre de situation : est-il réellement possible d’effectuer soi-même sa comptabilité ? Quels peuvent être les bons côtés de cette pratique ? Et qu’en est-il des éventuels risques encourus par l’entrepreneur pour sa société et par rapport à son activité professionnelle ?

Nous allons répondre à toutes ces questions pertinentes tout au long de cet article.

 

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   La forme juridique et le régime d’imposition de l’entreprise : les facteurs de variation des obligations relatives à la tenue d’une comptabilité en étant tout seul

 

Pour qu’un dirigeant d’entreprise puisse tenir tout seul la comptabilité de sa structure, il faut qu’il assimile toutes les règles et les obligations légales à respecter. Notons que cesdites obligations peuvent légèrement varier en fonction de la forme juridique de la société concernée, mais également en fonction de son régime fiscal.

Par ailleurs, il faut quand même préciser que le recours à un expert-comptable n’est en aucun cas une obligation pour les chefs d’entreprises.

 

• Les obligations en matière de comptabilité pour le cas du régime micro

Pour le cas des micro-entrepreneurs ainsi que des entrepreneurs individuels soumis au régime micro, c’est-à-dire soit au régime micro-BNC, soit à celui du micro-BIC, la tenue de la comptabilité peut s’effectuer d’une manière très simplifiée.

En effet, leurs obligations sont quasi nulles puisqu’elles tournent autour de la tenue d’un livre des recettes et celui des dépenses. Cela veut donc dire qu’il ne sera pas difficile pour le micro-entrepreneur de tenir lui-même sa comptabilité.

Ainsi, tout cela nous ramène à dire que les obligations comptables inhérentes à une société (bilan, compte de résultat et divers autres documents comptables obligatoires) n’auront pas lieu d’être en régime micro, d’où la possibilité de ne pas engager un professionnel des chiffres.

NB. Malgré le fait de la non-nécessité de recourir aux services d’un expert-comptable, de nombreux micro-entrepreneurs font le choix d’opter pour les services dématérialisés d’un professionnel des chiffres.

 

• Les professions libérales et les obligations comptables y afférentes

En exerçant sous le statut de micro-entrepreneur, sous le statut d’entreprise individuelle ou encore en optant pour une structure sociétale, les professionnels libéraux verront leurs obligations comptables être variées. Il en est de même pour le choix du régime d’imposition, ces professionnels sont également libres de choisir celui qu’ils préfèrent.

On peut donc en tirer que les professions libérales n’ont pas une façon propre à elles en matière de gestion comptable.

 

• L’option pour une structure sociétale : des obligations comptables assez complexes

Lorsqu’on parle de structures sociétales, on fait principalement référence aux entreprises commerciales telles que la SAS, la SASU, la SARL et d’autres encore. Ces entreprises ont des obligations comptables plus conséquentes qui peuvent toujours varier en fonction des deux facteurs déjà susmentionnés (forme juridique et régime fiscal).

Ainsi, en raison du caractère plus compliqué que revêt la tenue comptable de telles structures, le fait d’effectuer soi-même sa comptabilité semble très difficile, ce qui pourrait augmenter le taux d’erreurs de la part du dirigeant et le fait de s’engager sur cette voie semble beaucoup plus risqué.

En guise d’exemple, prenons le cas des obligations légales pour les sociétés soumises au régime des bénéfices industriels et commerciaux et au régime réel normal d’imposition. Ces entreprises devront faire face à de lourdes obligations comptables (réalisation d’inventaire annuel, dépôt de bilan, compte de résultat annuel, etc.).

 

2. Diverses astuces relatives à la réalisation de sa comptabilité soi-même

 

• La suivie d’une formation dans le domaine comptable

De multiples formations peuvent être suivies par les entrepreneurs intéressés à l’idée d’effectuer eux-mêmes leur comptabilité, qu’ils soient débutants en la matière ou qu’ils possèdent déjà des éléments sur lesquels se baser. Ce sont essentiellement les organismes de formation et les éditeurs de logiciel comptable qui se chargent de mener à bien le déroulement de ces formations.

Pour le cas de ces éditeurs, ils proposent non seulement un parcours relatif à la comptabilité en général, mais ils peuvent également fournir des formations sur l’utilisation des logiciels dédiés à ce domaine. L’avantage ici c’est de pouvoir mettre directement en pratique les connaissances acquises afin de mieux se préparer à effectuer sa comptabilité sans aide extérieure.

 

• Se tourner vers l’apprentissage lié à l’utilisation d’un logiciel comptable

L’astuce précédente nous ramène directement à l’utilisation d’un logiciel comptable qui est sans équivoque l’alternative la plus aboutie lorsqu’il s’agit d’effectuer soi-même sa comptabilité. En effet, précisons que certains logiciels peuvent être connectés en permanence avec l’établissement de crédit ou la banque dont dépend l’entrepreneur, rendant ainsi la tenue de la comptabilité presque automatisée dans son intégralité.

En outre, pour mieux utiliser un logiciel comptable, le dirigeant doit procéder par deux étapes importantes afin de paramétrer ledit logiciel. La première étape consiste à communiquer toutes les informations substantielles relatives à la société (dénomination sociale, siège social, statut juridique, régime d’imposition, etc.).

Ensuite, la seconde et dernière étape concerne le paramétrage des données comptables (plan comptable, journaux comptables, etc.), il convient après de procéder à l’activation des fonctionnalités que l’entrepreneur jugera nécessaires pour sa tenue comptable.

NB. La compatibilité entre l’utilisation d’un logiciel comptable et le recours à un expert-comptable de proximité n’est pas du tout à écarter, il s’agit même d’une pratique assez courante. Une partie de la comptabilité sera réalisée par l’entrepreneur, alors que l’autre partie sera à la responsabilité du professionnel (bilan, liasse fiscale, etc.).

 

• Tenir sa comptabilité soi-même en utilisant Excel

Soulignons qu’aucune entreprise n’est dans l’obligation d’avoir ou d’utiliser un logiciel de comptabilité. C’est la raison pour laquelle certains entrepreneurs optent pour l’utilisation de l’Excel, même si cela risque de manquer au respect de diverses obligations légales. En effet, une validation sera toujours requise pour toutes données comptables traitées sur informatique.

En se référant au plan comptable général, la procédure de validation implique que toute modification ou toute suppression ultérieure des données comptables sera interdite.

En outre, la protection des données ne sera pas suffisante sur Excel, et le risque de suppression et de modification y sera trop élevé. Il sera par contre possible de tenir une comptabilité de façon manuelle (sans ratures ni blanc). Dans ce cas, l’établissement d’un fichier relatif aux écritures comptables ne sera pas nécessaire puisque les données ne seront pas informatisées.

 

• Les éventuels risques ou les inconvénients liés à la pratique de tenir soi-même sa comptabilité

Il est essentiel de revoir certains éléments avant de se lancer dans cette aventure solo (l’ampleur du travail, le niveau de responsabilité, etc.). En fonction de la méthode choisie, les règles comptables en vigueur doivent toujours être respectées pour éviter de lourdes sanctions en cas de contrôle fiscal (jusqu’à 500 000 euros d’amende et 5 ans de prison).

Ainsi, le fait de réaliser soi-même sa comptabilité augmenterait le risque d’erreur et engagera fortement la responsabilité du dirigeant.

En plus de cela, les répercussions des erreurs commises peuvent également être assez pénibles à vivre (recourir à un cabinet d’expertise comptable pour rattraper les erreurs, perte de temps et d’argent, etc.).