Les différentes obligations comptables auxquelles le dirigeant d’une entreprise de VTC doit s’attendre dépendent fortement du statut juridique qu’il aurait préalablement choisi pour son activité, mais également du régime fiscal auquel il est soumis. Dans tous les cas, un chauffeur VTC doit rendre des comptes, notamment envers l’administration fiscale. Pour respecter ses diverses obligations comptables, il peut choisir de s’occuper lui-même de cette lourde tâche, en prenant le risque de commettre d’éventuelles erreurs qui pourraient avoir de sérieuses conséquences pour l’entreprise. La solution la plus adaptée serait alors de déléguer cette mission à un professionnel avéré tel qu’un expert-comptable, notamment un expert-comptable en ligne. Voyons dans cet article tous les éléments à prendre en compte quant au recours à ce professionnel pour une entreprise de VTC.
La comptabilité d’une entreprise de VTC en règle générale
Leurs obligations comptables d’un point de vue global
Avant toute chose, il est important de savoir que les entreprises de VTC font partie du secteur artisanal, et qu’à ce titre, la tenue d’une comptabilité est une obligation importante à respecter. Dans ce cas, les bénéfices générés par cette activité seront assimilés à des BIC ou des bénéfices industriels et commerciaux. En principe, les obligations comptables s’axeront autour de l’établissement des comptes de l’entreprise, ainsi qu’à l’élaboration d’un dossier qui servira à régir l’organisation comptable de l’activité de VTC. De plus, il ne faut pas omettre de mentionner les livres comptables obligatoires qui seront cruciaux pour rendre les comptes à l’administration fiscale.
Les obligations propres aux activités de VTC exploitées sous forme d’une société
Quand on parle d’une société, on fait principalement référence aux EURL, aux SASU, aux SARL, etc. Ainsi, en tant que société commerciale, il est obligatoire pour le dirigeant de tenir régulièrement la comptabilité de ses affaires. D’abord, il faut transformer en écritures comptables toutes les opérations ou tous les mouvements qui affecteront le patrimoine de la société. Ces écritures seront par la suite inscrites dans des journaux spécifiques. Ensuite, la rédaction des factures est une obligation très importante à ne surtout pas négliger. Il faut alors les établir en respectant les mentions essentielles qui doivent y figurer. Enfin, établir un inventaire annuel sera également nécessaire, ce document relatera les actifs et les passifs de l’entreprise de VTC au cours d’une année d’exercice.
Comme il a été susmentionné, en fonction du régime fiscal choisi, les obligations comptables peuvent être plus ou moins simplifiées. C’est d’ailleurs le cas des entreprises de VTC relevant du RSI ou du régime simplifié d’imposition. Ainsi, la tenue d’une comptabilité de trésorerie est possible, sans avoir à se soucier des règles comptables inhérentes à la majorité des sociétés commerciales. Enfin, à chaque clôture d’exercice comptable, les chauffeurs de VTC doivent élaborer et préparer leurs comptes annuels. C’est-à-dire qu’il faut établir le bilan comptable, le compte de résultat, et l’annexe comptable.
Quid d’une entreprise de VTC exerçant en nom propre ?
En exerçant sous la forme d’une entreprise individuelle, les obligations comptables du chauffeur VTC seront considérablement allégées. En effet, les micro-entreprises (ayant un chiffre d’affaires ne dépassant pas un certain seuil) seront dispensées d’établir un bilan et de faire des inscriptions comptables. Quant à celles qui ont opté pour le RSI, la comptabilité de trésorerie est également envisageable (nettement plus simple par rapport à une comptabilité en partie double).
De plus, l’annexe n’est pas une obligation dans le cas où le régime du réel normal ait été choisi et que certaines conditions soient remplies. En outre, l’autoentreprise pourra également être libérée de l’élaboration d’un bilan et d’un compte de résultat, mais sous certaines conditions aussi. Pour les autres entreprises, le bilan et le compte de résultat doivent être établis, mais sous une forme considérablement abrégée.
L’expert-comptable et son rôle au sein d’une entreprise de VTC
Son intervention est-elle une obligation pour l’entreprise de VTC ?
Aucune règle ne prévoit cette obligation. Autrement dit, faire appel à un expert-comptable n’est pas une obligation légale pour une entreprise de VTC. Toutefois, c’est une option fortement recommandée, puisque ce professionnel pourra aider sur tous les aspects de l’entreprise, et permettra au dirigeant de se libérer d’une tâche assez chronophage.
L’étendue du domaine d’implication du professionnel
Il sera un conseiller et un accompagnateur rapproché du dirigeant, pouvant intervenir sur des domaines dépassant ses attributions classiques (les missions relatives aux déclarations sociales et surtout fiscales, la tenue de la comptabilité, l’établissement d’une liasse fiscale, etc.). En effet, sur le plan social, il peut réaliser les bulletins de paie et rédiger les contrats de travail, et sur le domaine juridique, il aide le dirigeant à être en conformité avec la législation en vigueur dans la réalisation des obligations comptables. Précisons également qu’il peut assister les entreprises VTC dès la phase de leur création. Pour que la collaboration puisse fonctionner, une confiance réciproque doit alors régner.
Les prestations de l’expert-comptable comme moyen d’économiser du temps
Il arrive que certains VTC décident d’effectuer eux seuls la gestion de leur comptabilité. C’est possible, certes, mais cela constitue un réel danger pour leurs affaires, surtout lorsque les compétences ne sont pas au rendez-vous. De plus, une perte de temps considérable serait à prévoir, puisque le dirigeant ne pourra pas se focaliser entièrement sur son activité principale (rechercher des clients privés, offrir et créer de nouveaux services, établir des collaborations, etc.). Enfin, en exerçant sous la forme d’une société, il sera obligatoire de générer un bilan comptable à la clôture de l’année d’exercice. Ainsi, le concours d’un professionnel des chiffres sera indispensable pour effectuer cette tâche.
Quel expert-comptable choisir pour une entreprise de VTC ?
Quelques conseils pratiques
Avant de choisir, il faut d’abord identifier les réels besoins de l’entreprise afin de sélectionner le professionnel le plus adapté. Pour cela, le dirigeant aura le choix entre un expert-comptable de proximité ou physique, et un expert-comptable en ligne. Cette dernière option est certes moins chère et permettrait de suivre la liasse fiscale à distance, mais le problème ici c’est que les besoins spécifiques de l’entreprise de VTC pourront ne pas être satisfaits. Ensuite, il conviendra de comparer les tarifs qui pourront varier d’un professionnel à un autre (notamment en demandant des devis). En outre, il ne faut surtout pas oublier de se référer à la lettre de mission (pour éventuellement voir les honoraires, les prestations fournies, la durée du contrat, les conditions de résiliation, etc.).
Un professionnel de proximité ou un prestataire en ligne ?
Afin de prendre la bonne décision, il faut plutôt orienter la réflexion sur le petit plus que le professionnel pourra apporter à l’entreprise de VTC. Certains privilégieront le tarif, mais le plus important c’est le facteur humain, c’est-à-dire une personne qui sera plus que votre expert-comptable. De plus, il faudra favoriser l’expert qui aura de l’expérience sur le secteur d’activité de la société (dans notre cas, c’est le secteur du transport), par rapport à un professionnel classique ou généraliste (ce dernier aura du mal à adapter son travail vis-à-vis du secteur concerné).
Ainsi, un expert-comptable de proximité sera plus à même de conseiller une entreprise de VTC pour la simple raison que l’établissement d’une relation étroite avec le professionnel fera avancer plus rapidement sa gestion financière. Certes, il y aura des personnes derrière les services en ligne, mais une vraie relation n’a pas de prix. Bien évidemment, cela dépend aussi de la taille de l’entreprise et des tâches que le dirigeant souhaitera confier au professionnel.
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