Afin d’avoir une exploitation optimale d’une activité relative au transport de marchandises, il est nécessaire de créer une entreprise et par conséquent de prendre en considération des volets financiers et fiscaux de cette dernière.
La gestion globale d’une telle activité ne doit pas être prise à légère, et il convient de se soucier de plusieurs paramètres très importants tels que la possession de capitaux propres et l’assurance d’avoir un montant suffisant pour pallier les charges liées au parc véhicule. En plus de tout cela, l’entrepreneur doit se soumettre au respect de diverses obligations comptables en fonction du statut juridique qu’il aurait préalablement choisi.
Dans le but d’être rassuré sur la gestion générale et financière d’une activité de transport de marchandises, il est recommandé de faire appel à un expert-comptable en ligne spécialisé dans ce domaine. Découvrons dans cet article tout ce qu’il est essentiel de savoir concernant la comptabilité relative à ce type d’activité et sur l’importance d’un professionnel tel qu’un expert-comptable sur sa gestion financière.
Les obligations générales en matière de comptabilité pour une entreprise de transport routier de marchandises
Quelques généralités sur l’activité de transport de marchandises
En général, quand on parle d’une activité de transport de marchandises, on parle généralement d’une activité règlementée. À ce titre, il convient alors de respecter diverses normes et quelques conditions essentielles. On parle notamment de la possession obligatoire d’une capacité de transport permettant une libre exploitation de l’activité. La règlementation particulière relative au transport routier concerne entre autres le transport routier de marchandises, la location de camion avec chauffeur afin de réaliser le transport, les entreprises de messagerie et les coursiers, le transport de petits colis et l’activité liée au déménagement.
Toutefois, ne seront pas concernés par cette règlementation toutes les activités relatives au transport pour soi-même, celle relative au transport des produits agricoles ou encore le transport public.
Le régime juridique choisi comme paramètre de variation des obligations comptables d’une entreprise de transport de marchandises
Une activité de transport de marchandises exploitée sous la forme d’une société
Pour le cas d’une société (la SARL ou la SAS par exemple), il sera nécessaire d’enregistrer chronologiquement tous les mouvements financiers touchants de près ou de loin le patrimoine de l’entreprise de transport de marchandises. Ensuite, il faudra établir un inventaire pour savoir exactement la valeur des actifs et des passifs de cedit patrimoine. Enfin, le chef d’entreprise doit aussi s’attendre à préparer les comptes annuels de son activité de transport de marchandises à l’intention de l’administration fiscale. N’oublions pas cependant l’importance de posséder des livres comptables tels que le livre-journal, le grand livre et le livre des inventaires.
Une activité de transport de marchandises exploitée sous la forme d’une EI
Pour le cas d’une entreprise individuelle, il faudra d’abord identifier son régime fiscal. Si l’entreprise est soumise au régime des BIC (impôt sur les sociétés), une comptabilité d’engagement doit être effectuée (comptabilisation chronologique des factures clients ou des créances ainsi que des factures fournisseurs ou des dettes. Par la suite, il faudra enregistrer en écritures comptables le règlement de ces factures).
Par contre, dans le cas d’une soumission au régime BNC (régime de la déclaration contrôlée), la comptabilité de trésorerie sera de mise. Il suffira de tenir un livre-journal des recettes et celui des dépenses. Autrement dit, toutes les opérations d’encaissements et de décaissements doivent impérativement être enregistrées au jour le jour.
Une micro-entreprise en transport de marchandises
De gros allègements sont remarqués en matière d’obligations comptables d’une micro-entreprise, parce que l’entrepreneur dans ce cas n’aura quasiment pas d’obligations comptables (pas de production de comptes annuels, pas besoin de tenir des livres comptables). Il suffira de posséder un registre des recettes et celui des achats. N’oublions pas de préciser la nécessité d’ouvrir un compte bancaire propre à l’activité de transport de marchandises.
L’expert-comptable spécialisé au service d’une entreprise de transport de marchandises
En plus de la gestion comptable de l’entreprise (qui est d’ailleurs son domaine de prédilection), l’expert-comptable spécialisé sera également utile dans des spécificités relatives à l’activité de transport de marchandise, et plus particulièrement du transport routier.
Afin d’assurer le respect des normes règlementaires
À l’instar de ce qui a été dit, ce type d’activité est règlementé, cela implique donc de respecter des normes et des obligations particulières. On parle notamment des procédures de sécurité, des conditions de transports et de manutentions, etc. De plus, si elle est déjà enregistrée en tant que société de transport routier de marchandises, il faut prendre en compte un pourcentage du chiffre d’affaires à hauteur de 15 % en matière de sous-traitance.
Si un dépassement est constaté, l’activité doit impérativement être réduite. Une autre solution consiste à demander un enregistrement au registre des commissionnaires de transport. Les services de l’expert-comptable spécialisé seront rudement recommandés dans ce cas, car le non-respect de ces règles peut entrainer des poursuites pénales pour exercice illégal de l’activité de transport.
Pour assurer une bonne santé financière à travers la mise en place d’une gestion adaptée
Le but de tout entrepreneur est de pérenniser son activité. C’est aussi le cas pour une activité relative au transport de marchandises. En effet, il est important d’effectuer des investissements d’acquisition et de renouvellement de la flotte de véhicules, tout en surveillant les dépenses. De plus, les besoins en fonds de roulement doivent être pris en compte et le personnel doit être rigoureusement encadré. Les conseils d’un cabinet d’expertise comptable seront d’une grande utilité pour l’entrepreneur puisque le professionnel pourra s’occuper de la gestion des bulletins de paie, du contrôle de la rentabilité de l’entreprise et s’assurer de son équilibre financier tout au long de l’année d’exercice.
Pour garantir une capacité financière suffisante
L’entreprise de transport de marchandises doit avoir une capacité financière à toute épreuve. Autrement dit, il faut que les capitaux propres puissent être supérieurs à la capacité financière préalablement exigée pour chaque véhicule utilisé pour réaliser l’activité. Précisons que dans le cas d’une éventuelle défaillance comptable, l’entreprise pourra se prévaloir d’une garantie financière délivrée auprès d’une banque (pas plus de 50 % du montant exigé pour la capacité financière initiale). L’expert-comptable spécialisé, grâce à son expérience et ses compétences dans le secteur du transport de marchandises, devra sans problème aider l’entrepreneur à assurer cette garantie financière.
Pour la réalisation des déclarations fiscales
Notons que tous les ans, la société est dans l’obligation de transmettre à la DRIEA (la direction régionale et interdépartementale de l’environnement, de l’aménagement et des transports) une liasse fiscale dans un délai de six mois après la fermeture des comptes annuels. De nos jours, l’expert-comptable pourra facilement effectuer cette tâche grâce à la dématérialisation des procédures, ce qui permettra de déclarer directement et simplement la liasse fiscale.
Quid du gestionnaire de transport ?
On est ici en face d’un aspect propre à une entreprise de transport de marchandises. Afin d’avoir une autorisation de transport délivrée par les autorités compétentes, toute entreprise de transport doit désigner une personne qui sera apte à occuper la fonction de direction et de gérant quant aux activités de transport. Il devra entre autres se charger de l’entretien des camions, de la mise en place des contrats de prestation, du respect des consignes de sécurité et des normes en vigueur.
Par ailleurs, la comptabilité peut aussi être tenue par ses soins et il est dans l’obligation de posséder une capacité professionnelle et de satisfaire aux conditions d’honorabilité. Pour optimiser encore plus cette tenue comptable et la gestion globale de l’entreprise de transport de marchandises, l’expert-comptable pourra assister ce gestionnaire de transport dans la réalisation des tâches qui lui incombent.
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