En tant que gérant d’une pharmacie ou en tant que repreneur, il est évident que la santé financière de l’officine est un élément à ne surtout pas négliger. Il est donc tout à fait légitime de se demander comment faire pour que la gestion comptable de la structure soit effectuée dans les conditions les plus optimales.
Le gérant aura alors deux choix, il peut effectuer lui-même toutes les tâches relatives à la comptabilité de la pharmacie, ou les déléguer partiellement ou totalement à un professionnel des chiffres, un expert-comptable qui se spécialise dans ce secteur d’activité.
Après avoir vu rapidement les différentes obligations d’une pharmacie en matière de comptabilité, nous allons découvrir dans cet article l’apport de l’expert-comptable sur la gestion globale et financière de ce type de structure.
Les obligations d’une pharmacie au niveau de sa comptabilité
Pourquoi faut-il porter une attention particulière sur la gestion comptable d’une pharmacie ?
Avant d’entrer dans les détails, il faut savoir que les obligations relatives à la comptabilité au sein d’une pharmacie ressemblent fortement à celles rencontrées pour toutes les activités commerciales classiques. Ainsi, la pharmacie doit effectuer un suivi comptable plus ou moins stricte, tout dépendra aussi de la forme juridique que le gérant aurait préalablement choisie pour son entreprise. Dans tous les cas, la législation accorde un grand intérêt sur le respect de ces obligations.
Elle exige notamment que les pharmacies laissent toujours une trace de l’ensemble des mouvements financiers qui se passent au sein de la structure, qu’il s’agisse des ventes, des achats, de diverses charges, etc. Cela ne sera possible que si les différents documents comptables sont régulièrement mis à jour.
Les grandes lignes concernant les obligations comptables proprement dites d’une pharmacie
En premier lieu, il conviendra d’inscrire d’une manière chronologique tous les mouvements financiers, ensuite il sera nécessaire de préparer les différentes factures en respectant les normes préétablies (notamment pour les fournisseurs et pour les clients) et de produire annuellement un inventaire. Par ailleurs, il ne faut pas omettre d’ouvrir un compte en banque propre à la pharmacie auprès d’une banque ou d’un établissement de crédit. Cette action sera très utile pour mieux apprécier et constater les mouvements financiers effectués par l’entreprise.
En outre, il est indispensable pour la pharmacie d’élaborer ses comptes annuels lorsque l’année d’exercice arrive à son terme (bilan comptable, compte de résultat, annexe). Enfin, il faut conserver les différentes pièces comptables pour les 10 années à venir.
Le choix du statut juridique : une étape importante à travers laquelle un expert-comptable sera utile
Un expert-comptable spécialisé en pharmacie peut aider son gérant à prendre le bon choix dès la phase de création de l’entité, notamment lorsqu’il sera question de choisir le statut juridique à adopter pour exercer l’activité envisagée.
L’entreprise individuelle comme choix de statut juridique
L’activité de pharmacien peut tout à fait s’exercer en solo, en choisissant la solution de l’entreprise individuelle (EI). Pour cette forme juridique, les résultats de l’entreprise seront calculés en se référant à la catégorie des BIC ou des bénéfices industriels et commerciaux. Dans ce cas, le régime d’imposition sera basé sur l’impôt sur le revenu. Précisons que la préparation des comptes annuels n’est pas une obligation légale pour ce type de statut.
La SELARL : une possibilité intéressante
La SELARL ou la société d’exercice libérale à responsabilité limitée est sans équivoque la forme la plus appropriée à l’activité de pharmacien. Dans ce cas, il faudra se baser sur le régime de l’IS ou de l’impôt sur les sociétés lorsqu’il faudra calculer le résultat imposable. Aussi, les comptes annuels doivent impérativement être établis. Notons qu’en fonction du montant du chiffre d’affaires, il est possible d’opter soit pour un taux normal d’imposition, soit pour un taux réduit qui concerne principalement les PME.
De plus, il faut impérativement réunir une assemblée générale ordinaire tous les ans. Cela sera nécessaire pour l’approbation des comptes afin de les déposer au greffe du tribunal de commerce. Notons que le gérant de la pharmacie sera imposé à l’IR en fonction de la rémunération qui lui sera attribuée et selon aussi les dividendes versés.
Un expert-comptable spécialisé dans le secteur de la pharmacie : l’ampleur de son intervention
Le caractère non obligatoire, mais nécessaire de son implication pour la pharmacie
Si l’on se réfère à la législation française en la matière, il n’existe aucun texte de loi qui parle de l’obligation pour une pharmacie de solliciter les services d’un professionnel tel qu’un expert-comptable pour gérer sa comptabilité. Cette situation concerne tout aussi bien les entreprises individuelles que les formes sociétales. Il est donc tout à fait possible que le pharmacien procède lui-même à la réalisation des diverses obligations qui lui incombent en matière comptable.
Cependant, comme ces obligations peuvent être plus ou moins complexes en fonction du statut juridique choisi, il serait très judicieux de confier la totalité de ces tâches (ou éventuellement une partie seulement) à un professionnel aguerri comme l’est l’expert-comptable, d’autant plus qu’il est habitué à traiter des dossiers relatifs à ce secteur d’activité. Rappelons par ailleurs que ce professionnel doit impérativement être inscrit à l’ordre des experts-comptables.
Privilégier un professionnel ayant de l’expérience dans ce domaine
Il est vrai qu’une pharmacie ne diffère pas tant que ça aux autres entreprises commerciales en termes d’obligations comptables. Toutefois, il faut quand même noter la présence de certaines spécificités sur ce domaine, et celle qui se démarque le plus c’est la façon de gérer les stocks de la pharmacie. De plus, il faut bien savoir équilibrer la gestion de différents éléments qui rend encore plus particulière la tenue comptable. On parle notamment du contrôle du chiffre d’affaires, de l’identification de la rentabilité de l’entreprise, du suivi de la trésorerie, etc.
À part la gestion des stocks, on peut également évoquer d’autres spécificités. À titre d’exemple, la façon d’utiliser les taux de TVA diffère grandement de l’utilisation classique, il faut également gérer les tiers payants et procéder à la comptabilisation des marchandises rétrocédées, tout en employant une approche particulière pour approvisionner cesdites marchandises. Tous ces particularismes nous ramènent à dire qu’il est très important de choisir un expert-comptable qui compte déjà de nombreuses années à son actif dans ce domaine si particulier.
Les autres atouts que présente l’intervention de l’expert-comptable pour la pharmacie
De prime abord, l’expert-comptable fera gagner un temps inestimable au gérant de la pharmacie puisque son intervention permettra à ce dernier de se libérer d’une tâche qui peut s’avérer compliquée et chronophage dans certains cas. Ainsi, le pharmacien peut totalement se dévouer à l’exploitation de son activité. Après, il faut savoir faire la différence entre le coût d’un expert-comptable et le coût qui pourrait être mis en cause lorsque l’intervention de celui-ci n’est pas sollicitée. En effet, lorsque des erreurs sont commises dans ce cas, les conséquences peuvent être lourdes sur la santé financière de la société, et le coût de la réparation de ces erreurs peut être plus élevé que les honoraires d’un professionnel.
Enfin, en matière d’accompagnement et de conseils, le gérant verra la comptabilité de sa pharmacie être conforme aux normes en vigueur, avec la maîtrise parfaite des diverses spécificités citées ci-dessus (pas d’erreurs commises et les obligations comptables sont respectées et réalisées dans les délais impartis). En fin de compte, l’expert-comptable sera plus qu’un simple conseiller pour le pharmacien, il sera un ami proche qui sera présent dans toutes les étapes de création (choix de la forme juridique, accompagnement dans le bon respect des obligations fiscales, sociales, juridiques et bien évidemment comptables, développement de l’entreprise optimisée au maximum).
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