La législation française n’exige pas aux entreprises e-commerce de faire appel à un professionnel. Cependant, il faut savoir que la vente en ligne peut être une activité assez complexe, car il conviendra de prendre en compte plusieurs éléments tels que les ventes, les achats, les diverses dépenses, la gestion des plateformes en ligne, l’établissement des factures, et tant d’autres obligations encore.
Ces différents éléments nous ramènent à dire que l’intervention d’un expert-comptable sera fortement recommandée. Il peut s'agir par exemple du recours à un expert-comptable en ligne. Voyons tout cela dans cet article.
Les choses à savoir pour bien tenir la comptabilité d’une entreprise e-commerce
Les obligations essentielles sur le plan comptable, fiscal et social
Avant tout, il faut savoir que les e-commerçants peuvent exercer leur activité sous la forme d’une entreprise individuelle, ou en créant une société. Dans tous les cas, ils doivent tenir une comptabilité pour établir les comptes annuels en fin d’année d’exercice (le bilan, les comptes de résultat et les annexes). En plus de cela, la préparation de la liasse fiscale n’est pas à omettre pour savoir les impôts à payer.
Ensuite, après avoir procédé à la validation des comptes annuels (généralement par un expert-comptable), il faudra les déposer auprès du greffe du tribunal de commerce, si et seulement si l’activité e-commerce est exploitée sous une forme sociétale. Par ailleurs, au niveau social, il sera nécessaire de produire des fiches de paie (dans le cas où l’entreprise emploierait des salariés), et de s’acquitter des différentes cotisations sociales.
Ouvrir un compte en banque pour l’activité e-commerce
Il s’agit ici de la première chose à faire pour bien tenir la comptabilité d’une vente en ligne. L’ouverture d’un compte bancaire constitue même une obligation pour toutes les entreprises commerciales, puisque cela va leur permettre de déposer les sommes relatives au paiement des commandes, et de les suivre régulièrement. La question ici est de savoir si le fait de recourir à un compte professionnel est impératif. La réponse est simple, dans le cas d’une société (avec un capital social), il s’agit alors d’une obligation. Tandis que pour les microentreprises et les entreprises individuelles, un compte classique suffira, du moment où il ne s’associe pas un compte personnel et qu’il soit entièrement dédié à l’activité.
L’établissement et la gestion des factures
En vertu du code de commerce, il est indispensable de laisser une trace pour tout achat de produit effectué, ou pour les différentes prestations de service relatives à une activité professionnelle ou commerciale. Dans ce cas, les factures seront nécessaires. S’agissant des e-commerces, elle sera éditée non à la réception de la somme, mais à l’instant où la commande sera expédiée (une facture électronique est généralement utilisée).
Par ailleurs, il faut savoir que certaines entreprises bénéficient d’une franchise de TVA, alors que d’autres devront remplir diverses conditions. Pour les EI, les microentreprises et les entreprises dont le chiffre d’affaires ne dépasse pas un certain seuil, cette franchise est automatique. Ainsi, il faut bien veiller à inscrire sur la facture la non-applicabilité de la TVA.
Utiliser un logiciel de comptabilité
Même s’il est possible de gérer la comptabilité manuellement (par fichier Excel par exemple), il est quand même conseillé d’avoir recours à un logiciel professionnel dédié à cet effet, puisque gérer les factures manuellement peut prendre un temps énorme. Cedit logiciel pourra non seulement générer des factures et exporter les ventes, mais servira également à enregistrer tous les mouvements financiers de l’activité e-commerce et à les automatiser afin de simplifier la tenue de la comptabilité et le contrôle de la trésorerie pour en sortir la rentabilité.
Pourquoi se faire assister par un expert-comptable spécialisé pour les e-commerces ?
Une stratégie pratique : non obligatoire, mais nécessaire
De prime abord, précisons encore que se faire assister par un professionnel des chiffres ne constitue en aucun cas une obligation légale pour les entreprises e-commerce. On peut cependant qualifier ce choix comme une décision judicieuse. À travers toutes les obligations comptables que nous avons citées précédemment, et à la vue des subtilités de la vente en ligne, il va sans dire que l’expert-comptable sera très utile. Il pourra conseiller l’entrepreneur dès la phase de création de l’entreprise, ou bien lors de la reprise d’un site web e-commerce.
Grâce à ses qualifications et son expérience en la matière, il sera en mesure de conseiller sur les statuts juridiques à adopter et sur les diverses obligations fiscales, sociales et juridiques qui incombent à l’e-commerçant, en plus de la gestion de l’aspect financier de l’activité. Cette dernière mission est d’ailleurs son domaine de prédilection, le fait de tenir une comptabilité régulière, afin d’éviter les éventuelles erreurs qui pourraient être préjudiciables à l’activité et à l’entreprise elle-même.
Comment faire le bon choix quant au professionnel à sélectionner ?
Privilégier un expert-comptable spécialisé dans ce secteur d’activité
Ce critère est crucial pour choisir un professionnel adapté à l’activité d’e-commerce. En effet, le mieux serait de privilégier un expert-comptable qui maîtrise les spécificités de ce secteur, ayant déjà fréquemment proposé ce genre de prestations. Dans ce cas, il aura une certaine expérience sur les ventes en ligne, et pourra en conséquence prodiguer des conseils adaptés et comprendre chaque situation qui, éventuellement, pourrait se présenter.
De plus, grâce à cette familiarité, il sera non seulement apte à suivre la tendance relative au respect des changements fréquents (tels que ceux affectant les logiciels de caisse par exemple), mais sera également en mesure d’adapter le choix du statut juridique en adéquation aux besoins et aux attentes de l’e-commerçant.
Choisir en fonction de la disponibilité de l’expert-comptable
Avoir un professionnel qui tarde à répondre aux questions ou à traiter les demandes n’est pas évident pour une entreprise d’e-commerce. Cela pourra lui causer de sérieux problèmes en fin d’exercice comptable. Ainsi, il faut choisir en fonction de la disponibilité et la réactivité de l’expert-comptable à tout moment. Pour cela, il est nécessaire de choisir un professionnel accessible à travers un moyen de communication qui conviendra à l’e-commerçant (appels téléphoniques, visioconférences, mail, etc.).
L’importance du facteur humain
La qualité relationnelle est un critère de choix très important, puisque l’expert-comptable sera plus qu’un simple professionnel pour l’entreprise e-commerce. En effet, il sera présent à chaque étape importante et à chaque évolution de l’activité. Ainsi, la qualité des communications doit être parfaite. Dès les premiers échanges, l’entrepreneur doit sentir si le professionnel lui aspire confiance ou pas, et ce dernier devrait directement montrer un visage sérieux et pédagogue puisqu’il sera chargé d’expliquer toutes les spécificités et les complexités que peut engendre une activité d’e-commerce, que ce soit sur le domaine fiscal, juridique ou social.
Voir les services complémentaires proposés
Souvent, les professionnels des chiffres spécialisés dans l’e-commerce offrent des services additionnels, outre ceux relatifs à la comptabilité. Ces services seront là pour permettre une gestion plus simplifiée de l’entreprise (entretenir des relations étroites avec les banques, se connecter aux API des divers sites de création de boutiques en ligne, etc.).
Se baser sur les honoraires de l’expert-comptable
Minimiser les coûts est une stratégie très populaire en e-commerce. Il faut alors choisir un professionnel en fonction de son tarif, et bien évidemment en fonction des réels besoins substantiels de l’activité. En d’autres termes, il est nécessaire de limiter les dépenses uniquement par rapport aux besoins essentiels. Actuellement, de nombreux sites d’e-commerce ont recours à un prestataire en ligne, à faible coût, mais avec un accompagnement rapproché tout de même.
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