Dans la réalisation de ses missions, le dirigeant peut être amené à engager des dépenses professionnelles de sa poche. Ses dépenses doivent ensuite être remboursées par l’entreprise. Pour ce faire rembourser, le représentant social de l’entreprise doit présenter une note de frais.

Par ailleurs, plus l’entreprise est en croissance, plus les notes de frais s’entassent. Pour ce faire, une bonne gestion de ces documents est nécessaire.

 

Les notes de frais : un tour d’horizon sur son régime

 

  • Notes de frais : sa définition

La note de frais est le document sur lequel sont relatées toutes les dépenses engagées dans le cadre de l’accomplissement une activité professionnelle. En d’autres termes, c’est une pièce pour se faire rembourser.

Les dépenses pouvant être prises en charge et remboursées par la société sont de diverses natures. On peut citer :

  • Les frais de déplacement : ceux engagés pour les rendez-vous en dehors du lieu de travail habituel ;

  • Les frais de logement : engagés lors des voyages d’affaires

  • Les frais de restauration ;

  • Les frais de réception divers...

  • Le contenu de la note de frais

La note de frais doit obligatoirement mentionner les informations suivantes :

  • L’identité du collaborateur concerné, en l’occurrence le dirigeant ;

  • La date de la dépense ;

  • L’objet, le motif ou le type de dépense ;

  • Montant hors taxe ;

  • Montant de la TVA ;

  • Montant TTC.

 

  • Note de frais : son régime fiscal

Il convient de voir les conséquences fiscales du côté de l’entreprise et du côté du collaborateur.

Pour l’entreprise, les frais objets de la note peuvent être déductibles de son résultat imposable. Et ce, dans la limite des seuils fixés par l’administration fiscale.

Pour le collaborateur, le remboursement n’est pas imposable à l’impôt sur le revenu. Par ailleurs, lorsque la somme remboursée est supérieure au seuil de l’administration fiscale, elle sera assimilée aux avantages en nature et sera imposable.

 

  • Note de frais : son régime social

Selon les dispositions en vigueur :

  • Les frais réels bénéficient d’une exonération des cotisations sociales. À cet effet, la société doit apporter la preuve des dépenses, notamment par les justificatifs.

  • Les frais forfaitaires sont exonérés des cotisations sociales à condition qu’ils soient dans la limite des seuils de l’administration fiscale. Au-delà de ce seuil, les frais seront assimilés à des avantages en nature et seront soumis aux cotisations sociales.

 

Note de frais : comprendre son fonctionnement

 

Toute note de frais n’est pas remboursable. En effet, il faut remplir les conditions préalables pour se voir être remboursé des dépenses engagées. Avant de voir ses conditions, il importe de rappeler les différents types de remboursement.

 

  • Les modes de remboursement de la note de frais

On distingue deux types de remboursement : le remboursement des frais réels et le remboursement forfaitaire.

Le remboursement des frais réels correspond au remboursement des sommes exactement engagées par le dirigeant. En conséquence, lors de l’établissement de la note de frais, la présentation d’un justificatif de paiement est impérative. Les dépenses pouvant être remboursées au réel sont principalement :

  • Les frais engagés par le salarié en télétravail ;

  • Les dépenses supportées par le salarié pour l’utilisation professionnelle d’outils issus des NTIC ;

  • Les frais de déménagement.

En ce qui concerne le remboursement forfaitaire, les frais sont fixés suivant un plafond. Ce barème est en principe fixé par l’URSSAF. En conséquence, la présentation d’un justificatif des dépenses n’est pas obligatoire. Ce mode de remboursement est applicable aux dépenses suivantes :

  • Les frais de restauration ;

  • Les frais de grand déplacement ;

  • Les indemnités kilométriques.

 

  • Les conditions sine qua non du remboursement des notes de frais

Pour que les dépenses engagées soient remboursables, il faut remplir les conditions suivantes :

  • Les dépenses doivent être raisonnables et justifiées ;

  • Elles doivent être engagées dans l’intérêt de l’entreprise ;

  • Elles doivent être justifiées par les besoins de l’activité professionnelle.

 

  • Les conditions de validité de la note de frais

Bien que les dépenses remplissent les conditions ci-dessus, pour que la note soit valide, il convient d’accomplir une formalité : présenter un justificatif. Ce dernier est l’élément permettant de valider la note de frais et de procéder au remboursement.

Le justificatif peut être une facture, un reçu ou un ticket de caisse. Il suffit qu’il mentionne les informations suivantes :

  • Le nom du fournisseur ;

  • Date de la dépense ;

  • L’objet de la dépense ;

  • L’identité du collaborateur et de l’entreprise ;

  • Les montants (HT, TTC, TVA).

NOTE : Le délai de prescription du remboursement de la note de frais est de 5 ans.

En cas de perte du justificatif, le salarié peut demander au fournisseur un nouveau justificatif ou présenter un relevé bancaire pouvant retracer les transactions peut faire office de justificatif.

 

Note de frais : astuces pour bien gérer

 

La gestion des notes de frais peut être lourde et chronophage. Comment bien gérer les notes de frais ?

 

  • 1re astuce : Opter pour le bon mode de remboursement

Le dirigeant a le choix entre le remboursement des frais réels et le remboursement forfaitaire. Les détails sont présentés ci-dessus.

Il convient d’adopter le mode de remboursement adapté à la taille de l’entreprise.

 

  • 2e astuce : Utiliser un outil de gestion de note de frais

Cette seconde astuce est l’alternative recommandée aux dirigeants : opter pour la dématérialisation. Pour ce faire, le dirigeant peut utiliser une application de gestion de note de frais.

Cette méthode permet de mieux gérer ses notes de frais en quelques clics. Il suffit d’intégrer la version numérisée (photo) les factures.

L’utilisation allège le travail du service comptable de l’entreprise.

NOTE : Il est essentiel d’utiliser l’application ou le logiciel adapté.

 

  • 3e astuce : Éviter les retards dans le traitement de la note de frais

Le retard engendre l’entassement des notes de frais. Cela rend la gestion de ces documents difficile. Il est judicieux de comptabiliser les notes au fur et à mesure.

 

Comment gérer ses notes de frais en tant que dirigeant d'entreprise ?