Contrat de domiciliation d’entreprise : les étapes clés

En choisissant d’établir le siège social d’une entreprise au sein d’une société de domiciliation, il est obligatoire de signer un contrat de domiciliation pour sceller l’accord entre les deux parties, c’est-à-dire entre l’entreprise domiciliée et l’entreprise domiciliataire.

En guise de rappel, la domiciliation d’une entreprise constitue une étape obligatoire pour qu’une société donnée puisse être immatriculée au RCS ou au registre du commerce et des sociétés. Cette adresse de domiciliation pourra également déterminer la nationalité de l’entreprise domiciliée, le tribunal compétent en cas de différends et le lieu de dépôt des formalités légales.

Dans ce présent article, nous allons voir tout ce qu’il faut savoir sur le contrat de domiciliation, en parlant notamment des différentes étapes clefs relatives à son obtention.

 

Définition d’un contrat de domiciliation et les éléments qui le composent

 

Comment peut-on définir le contrat de domiciliation de la manière la plus simple possible ?

 

Comme il a été dit dans l’introduction, la signature d’un contrat de domiciliation est indispensable lorsqu’une entreprise donnée souhaite élire son siège social au sein d’une société de domiciliation. Autrement dit, le contrat permettra de notifier l’intégration de cedit siège dans les locaux du domiciliataire. Ainsi, on peut définir ce contrat de domiciliation comme étant une convention par laquelle les rapports entre le domicilié et le domiciliataire pourront être sécurisés.

En outre, il est important de savoir que le choix d’une domiciliation au sein d’une société de domiciliation pourra augmenter la visibilité de l’entreprise domiciliée, ce qui est un avantage indéniable pour son développement. En plus de cela, elle pourra bénéficier de multiples services annexes (gestion de courrier, service de secrétariat et permanence téléphonique, location de bureaux équipés, etc.).

NB. En cas de disposition préalable d’un local, le service des impôts des entreprises (SIE) qui sera compétent territorialement sera celui du lieu de ce local en question. Cela signifie donc que tous les courriers qui proviennent de l’administration fiscale seront automatiquement adressés à l’adresse de ce local, et cette adresse sera également l’adresse de référence pour la détermination du montant des différents impôts locaux à payer par l’entreprise, incluant la CFE ou la cotisation foncière des entreprises.

Quels sont les différents éléments qui composent un contrat de domiciliation ?

 

La législation française est très stricte sur l’établissement d’un contrat de domiciliation, notamment sur les différentes informations cruciales qu’il doit contenir. En effet, ce document très important régit les relations entre les deux parties, à l’instar de ce qui a déjà été susmentionné.

 

Il est ainsi important de veiller à ce que toutes les mentions obligatoires figurent dans le contrat, on parle notamment des éléments suivants :

- Les informations de base sur les parties au contrat, autrement dit leur identité respective ;
- Le numéro d’agrément venant de la préfecture, obtenu par la société de domiciliation et lui permettant de proposer ce genre de service ;
- La durée du contrat qui sera de trois mois au minimum, une durée renouvelable par tacite reconduction ;
- Les conditions de résiliation du contrat ;
- L’adresse de domiciliation ou l’adresse à laquelle le siège social de l’entreprise domiciliée sera établi ;
- Les différentes modalités de paiement ;
- Les détails sur les prestations fournies (incluant les tarifs) ;
- Les options choisies par l’entreprise domiciliée ;
- Et enfin les différentes obligations des deux parties au contrat.

Notons que c’est l’article R.123-168 du code de commerce qui prévoit l’ensemble des règles applicables à tous les contrats de domiciliation.

 

Que faut-il faire pour obtenir un contrat de domiciliation et quelles sont les obligations des parties qui en découlent ?

 

Se rapprocher d’une entreprise de domiciliation en prenant en compte de nombreux critères

 

Afin d’obtenir un contrat de domiciliation, il faudra avant tout contacter une entreprise de domiciliation. Il est également important de savoir bien la choisir en prenant en considération de multiples critères de choix. On parle notamment de l’ancienneté de la société de domiciliation, de l’attractivité des locaux qu’il met à disposition à ses clients, des différents services annexes qu’il est en mesure de proposer, et enfin des modalités relatives au paiement (vérifier la présence éventuelle des facilités de paiement). 

Par ailleurs, la domiciliation en ligne d’une manière totalement dématérialisée est un processus de domiciliation très prisée actuellement. Il s’agit d’une solution à la fois rapide et sécurisée puisqu’il suffit de choisir une adresse de domiciliation et les options souscrites en ligne. La signature du contrat de domiciliation peut également s’effectuer en ligne.

 

Renseigner les informations exigées par la société de domiciliation

 

Une fois que l’entrepreneur a choisi la société de domiciliation avec laquelle il souhaite collaborer, il ne restera ensuite qu’à renseigner toutes les informations exigées par le domiciliataire. Notons que ce sont ces informations qui permettront d’établir le contrat de domiciliation. Une fois établi, celui-ci sera ensuite envoyé par e-mail au chef d’entreprise.

On peut retrouver les documents suivants qui seront à fournir pour l’établissement du contrat (liste non exhaustive) :

- Un justificatif de domicile ;
- Un justificatif d’identité ;
- Un RIB ou un relevé d’identité bancaire ;
- Une déclaration sur l’honneur ;
- Un K-bis de la société domiciliée.

 

Les obligations des deux parties découlant du contrat de domiciliation

 

Les obligations que la société de domiciliation doit respecter en vertu du contrat de domiciliation

 

Pour l’exercice de son activité, la société de domiciliation doit respecter certaines conditions. En premier lieu, la titularisation d’un agrément préfectoral est indispensable (un document délivré soit par le préfet de département, soit par le préfet de police à Paris).

Ensuite, le domiciliataire a l’obligation de mettre à disposition du domicilié des locaux en bon état pour que ce dernier puisse accueillir d’une manière la plus optimale possible son activité (locaux pouvant assurer entre autres la confidentialité nécessaire pour la tenue des réunions régulières des organes de direction de l’entreprise, ou encore la conservation des livres ou registres prescrits par les lois et règlements).

Enfin, pour chacune des entreprises domiciliées en son sein, la société de domiciliation doit détenir un dossier contenant toutes les pièces justificatives liées aux éléments suivants :
- Pièces justificatives liées au domicile personnel des personnes physiques ;
- Pièces justificatives liées aux coordonnées téléphoniques de ces personnes physiques ;
- Pièces justificatives liées aux coordonnées téléphoniques de leur représentant légal, si l’on parle de personnes morales.

Notons enfin qu’il est de la responsabilité de la société de domiciliation de notifier le greffe du tribunal de commerce en cas de résiliation anticipée du contrat de domiciliation, ou encore en cas d’expiration de celui-ci.

 

Les obligations de l’entreprise domiciliée vis-à-vis du contrat de domiciliation

 

L’obligation principale que l’entreprise domiciliée doit respecter concerne l’utilisation exclusive des locaux soit comme siège social, soit comme agence ou succursale dans le cas où son siège social principal se localiserait à l’étranger.

Aussi, dans le but d’obtenir une immatriculation, l’entreprise domiciliée doit communiquer le contrat de domiciliation au RCS. Ensuite, elle est également tenue de notifier le domiciliataire de tout changement relatif à son activité. Pour le cas d’une personne morale, l’information relative aux changements suivants est obligatoire :

- Changement de forme juridique ;
- Modification d’objet social ;
- Modification de son nom ou du domicile personnel du représentant légal ;
- Modification sur le domicile personnel (en cas de personne physique).

Enfin, il ne faut pas omettre une obligation des plus importantes : respect du contrat de domiciliation par l’entreprise domiciliée (paiement des prestations de domiciliation et des services annexes souscrits).