La justification de la jouissance des locaux est une obligation légale fondamentale pour toute entreprise opérant en France.

En 2024, cette exigence reste cruciale, mais s’inscrit dans un contexte économique et réglementaire en constante évolution. Cet article vise à fournir aux entreprises toutes les informations nécessaires pour répondre efficacement à cette obligation, en détaillant les différents types de justificatifs, les procédures à suivre, et les bonnes pratiques à adopter.

 

Types de justificatifs et documents requis

 

  • Bail commercial

 

Le bail commercial demeure le document le plus courant et le plus solide pour justifier de la jouissance des locaux. Pour être valable, il doit contenir les éléments suivants :

 

  • Identités complètes du bailleur et du preneur (nom, adresse, numéro SIREN pour les sociétés)

 

  • Description détaillée des locaux : adresse précise, superficie, nombre de pièces, étage, etc. ;

 

  • Durée du bail (généralement 9 ans pour un bail commercial) ;

 

  • Montant du loyer et modalités de paiement (mensuel, trimestriel, etc.) ;

 

  • Répartition des charges entre le bailleur et le preneur ;

 

  • Conditions de renouvellement ou de résiliation du bail ;

 

  • Clauses particulières (droit de préemption, autorisation de sous-location, etc.) ;

 

  • Date d’effet du bail et signatures des parties.

 

Pièce à fournir : Copie intégrale du bail commercial signé par toutes les parties.

 

Assurez-vous que le bail est enregistré auprès des services fiscaux, ce qui lui confère une date certaine.

 

  • Contrat de domiciliation

 

Pour les entreprises n’ayant pas de locaux propres, le contrat de domiciliation est une alternative valable. Ce document doit inclure :

 

  • Coordonnées complètes du domiciliataire et de l’entreprise domiciliée ;

 

  • Durée du contrat (généralement un an renouvelable) ;

 

  • Services fournis en détail (réception du courrier, mise à disposition de locaux pour les réunions, etc.) ;

 

  • Coût de la prestation et modalités de paiement ;

 

  • Conditions de résiliation du contrat ;

 

  • Engagement du domiciliataire à respecter la réglementation en vigueur ;

 

  • Date d’effet et signatures des parties

 

Pièce à fournir : Copie du contrat de domiciliation signé.

 

Vérifiez que le domiciliataire est bien agréé par la préfecture pour exercer cette activité.

 

  • Titre de propriété

 

Si l’entreprise est propriétaire de ses locaux, le titre de propriété constitue une preuve irréfutable de la jouissance. Les documents à fournir sont :

 

  • Acte de vente ou autre titre de propriété mentionnant clairement l’identité du propriétaire (l’entreprise) et les caractéristiques du bien

 

  • extrait récent de la matrice cadastrale (moins de 3 mois) pour une identification précise du bien

 

Pièces à fournir : Copie de l’acte de propriété et extrait de la matrice cadastrale.

 

Conservez également les documents relatifs à l’acquisition (compromis de vente, diagnostics immobiliers, etc.) qui peuvent être utiles en cas de contrôle approfondi.

 

  • Convention d’occupation précaire

 

Dans certains cas, notamment pour une occupation temporaire, une convention d’occupation précaire peut être utilisée. Ce document doit préciser :

 

  • Durée limitée de l’occupation (généralement inférieure à 3 ans) ;

 

  • Motifs justifiant le caractère temporaire de cette occupation ;

 

  • Conditions financières (redevance, charges, etc.) ;

 

  • Clauses de résiliation anticipée ;

 

  • Description précise des locaux et de leur usage ;

 

  • Date d’effet et signatures des parties.

 

Pièce à fournir : Copie de la convention d’occupation précaire signée.

 

Assurez-vous que les motifs justifiant le caractère précaire sont réels et sérieux pour éviter une requalification en bail commercial.

 

  • Contrat de sous-location

 

La sous-location est possible sous certaines conditions. Le contrat doit mentionner :

 

  • Accord explicite du propriétaire principal (à joindre au contrat) ;

 

  • Conditions de la sous-location (durée, loyer, charges, etc.) ;

 

  • Responsabilités respectives du locataire principal et du sous-locataire ;

 

  • Description précise des locaux sous-loués ;

 

  • Référence au bail principal ;

 

  • Date d’effet et signatures de toutes les parties (propriétaire, locataire principal, sous-locataire).

 

Pièces à fournir : Copie du contrat de sous-location et accord écrit du propriétaire.

 

Vérifiez que le loyer de sous-location n’excède pas celui du bail principal, sauf si des prestations complémentaires justifient la différence.

 

Procédures de justification pour l’entreprise

 

  • Création d’entreprise

 

Lors de l’immatriculation de l’entreprise, la justification de la jouissance des locaux est une étape obligatoire. Voici la procédure à suivre :

 

  • Choisir le justificatif approprié selon votre situation (bail, contrat de domiciliation, etc.) ;

 

  • Préparer une copie du justificatif choisi ;

 

  • Joindre cette copie au dossier d’immatriculation ;

 

  • Déposer le dossier complet auprès du Centre de Formalités des Entreprises (CFE) compétent ou directement au greffe du tribunal de commerce.

 

Délai : Le justificatif doit être fourni au moment de l’immatriculation.

 

  • En cours d’activité

 

Une fois l’entreprise en activité, il est crucial de :

 

  • Conserver en permanence une copie à jour du justificatif ;

 

  • Classer ce document dans un dossier facilement accessible ;

 

  • Être prêt à le présenter à tout moment en cas de contrôle (administration fiscale, URSSAF, etc.) ;

 

  • Numérisez le document et conservez-en une copie électronique sécurisée en plus de l’original papier.

 

  • Changement de situation

 

En cas de modification concernant les locaux (déménagement, extension, réduction de surface, etc.), l’entreprise doit mettre à jour sa justification. Voici les étapes à suivre :

 

  • Obtenir le nouveau justificatif (nouveau bail, avenant, etc.) ;

 

  • Préparer une copie de ce nouveau document ;

 

  • Informer le CFE ou le greffe du tribunal de commerce dans un délai d’un mois ;

 

  • Fournir la copie du nouveau justificatif avec la déclaration de modification.

 

Délai : Le délai d’un mois est impératif. Tout retard peut entraîner des sanctions.

En définitive, la justification de la jouissance des locaux est une obligation légale qui nécessite une attention particulière et une gestion rigoureuse de la part de l’entreprise. En préparant et en conservant soigneusement les documents appropriés, vous vous assurez non seulement d’être en conformité avec la loi, mais vous facilitez également vos démarches administratives et renforcez la crédibilité de votre entreprise.

Une gestion proactive de cette question vous permettra d’éviter des complications juridiques et administratives, vous laissant ainsi libre de vous concentrer sur le développement de votre activité.